Bestyrelsesmøde December Referat


Sted:            Lambda, Mødelokalet, Brogade 3,DK-5000 Odense C

Tid:              18:30-21:30

Tilstede:      MK, LB, BF, ENJ, JL, KDE. + Revisorer   Fraværende: MR,SBP, JD

Det noteres at antallet af tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer medfører beslutningsdygtighed.

 

 

Valg af ordstyrer og referent:

Ordstyrer:    BF

Referent:      Rikke Poopeiko, Administrationsbachelorstuderende.

 

Runden rundt:

  • Tages ikke til referat.

 

Godkendelse af referat fra sidste møde:

  • Ingen kommentarer til referatet.
    • Referatet fra forrige møde godkendes.

 

Meddelelser til referat:

  • Frivilliges anvendelse af Lambdas faciliteter til private arrangementer:

Der er modtaget en henvendelse fra frivillige vedr. muligheden for at anvende Lambdas lokaler til privat fest. Der er ligeledes stillet spørgsmål vedr. prisen for anvendelsen af bar mv. Til privatarrangement.

 

Efter korrespondance med flere forskellige i foreningen (Daglig ledelse, herefter DL, samt bestyrelsesmedlemmer,. tager formand (MK) nu hånd om at indgå en endelig aftale med de frivillige, der har efterspurgt anvendelsen af Lambdas lokaler/bar.

Der er enighed omkring at prisfastsættelsen ift. frivilliges private arrangementer i Lambdas lokaler skal gå i nul ift. udgifter, således at foreningen ikke prisfastsætter med fortjeneste for øje.

MK foreslår forudbetaling af et vis antal drikkevarer, for derefter  at udlevere  klippekort/ølkort eller lign..

Det noteres at man ønsker ej ønsker konsumering importerede drikkevarer/dåseøl mv., grundet pantregler samt den efterfølgende affaldshåndtering, samt

 

MK påpeger at foreningen mangler retningslinjer for frivilliges anvendelse af foreningens lokaler til private arrangementer.

Formand henstiller til at disse udarbejdes.

 

  • Lambda Håndbold:

”Kan Vil Må Skal” –folder vedr. Lambda Håndbold er færdigbearbejdet og udleveres til mødets deltagere.

Folderen indeholde Lambda Håndbolds vision, mission, målsætninger, værdier, kendetegnene for Lambda Håndbold, succeskriterier, Holdning & principper samt Regelsæt for spillere på Lambda Holdbold hold.

 

  • Højrentekonti overdragelse til ny kassér:

BF informere om manglende overdragelse af højrentekonto til ham efter han har overtaget rollen som kassér i foreningen.

For gennemførsel af overdragelse skal bestyrelsens medlemmer underskrive overdragelsesdokument.

Det underskrives af tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer på mødet.

 

  • Kandidat til Årets Energibundt – Dong Energi:

BF informerer om af han i samarbejde med SBP har indstillet KDE som kandidat til Årets Energibundt pga. KDS indsats ift. Lambda Håndbold mv..

Årets Energibundt uddeles til DRs  store sportsgalla i Herning

 

Regnskab og økonomi:

  • Økonomisk update:

Bogføringsproces i gang  bl.a. vedr. Kulturmaskine faktura mv..

Følgende er budgetteret;                       Mix

Fester

 

  • Vedr. bestilling af undervisningsmateriale samt ansøgning til Odense kommune:

Er materialet bestilt? Er der ansøgt om tilskud ved Odense kommune?

Att.: SBP – Ansvarlig/ under behandling.

 

  • Budget 2017:

Meddelelse vedr. mulige datoer for deltagelse i økonomimøde meddeles udsendt pr. mail 12.12.2016 af BF.

Opdatering af budget for 2017 ønskes opdateres på kommende økonomimøde.

 

  • Revisor:

Revisor meddeler at der er tryghed ved udførelsen af foreningens regnskab.

 

Revisor ytre interesse for:

Løbende at følge med i kasseres arbejde.

at tage del i kasserers arbejde løbende gennem regnskabsåret.

Meddeler om muligheden for at trække på revisorerne ift. Tvivl/spg. Ift. Budget og regnskab

 

Revisor stiller spg. indtil foreningens bundne likviditet:

Hvorfor/hvor længe?

Meddeler at den bundne likviditet kun kan anvendes efterfulgt af beslutning derom på generalforsamling.

 

  • Revisors økonomiopfølgning:

Fordelagtigt med løbende fremlæggelse af økonomisk tilstand fx kvartalsvis. Bl.a. Da løbende orientering mindsker risikoen for fejl og kritik.

Vedr. kasserer dobbeltfunktion som økonomisk festansvarlig(barpenge) og  kasserer; meddeler revisor at der ikke findes nogen problemer heri.

Dvs. Revisor bakker op om at kasserer kan agere økonomisk festansvarlig(barpenge ansvarlig) samtidig med funktionen som kasserer.

 

Revisor tilslutter sig til aftalen vedr. kvartalsrapporter

Giver mulighed for indsigelser undervejs.

 

  • Formand ytre bekymring vedr. fald i antal af frivillige.

 

Samarbejdsudvalget:

  • PrEP:

LB har deltaget i foredrag vedr. PrEP  – Forebyggende Hiv-medicin i Kbh.

PrEP er stadig utilgængeligt i DK (PrEP er fx tilgængeligt i Norge)

Der er indgået aftale med Hiv-klinikker i DK vedr. egen import af medicinen, til eget forbrug. Aftalen indebærer at klinikker står til rådighed ift. Den nødvendige tests.

LB beretter om at Hiv-Amb. Senere vil søge testpersoner, hvor Hiv-Amb. Vil være teststed. Mere info herom følger på kommende foredrag.

PrEP henvender sig primært til mænd der har sex med mænd.

PrEP nedsætter risikoen for hiv-smitte med 86%.

Der er if. Fransk undersøgelse muligt at anvende PrEP on-demand dvs. midlertidigt, primært gældende for mænd der har sex med mænd.

 

LB arbejder på PrEP informations -foredrag på Fyn. Hvor det vil være muligt at få information om hvad PrEP er og hvorledes det virker.

 

Der stilles spg. Til Lambdas officielle holdning til PrEP – specielt vedr. risikoadfærd.

Der ytres øget tillid til PrEP, da Aids-Fondet er indgået i orienteringssamarbejdet vedr. PrEP.

Der stilles tvivl ved hvorvidt Lambda da være fortaler for PrEP grundet den evt. øgede risiko og risikoadfærd.

Dvs. hjælpe vs. opfordre til usikkeradfærd!

 

Der stilles spg. Vedr. bivirkninger ved anvendelse af PrEP:

Påvirkninger af lever og nyrer er kategoriseret som sjældne bivirkninger.

LB understreger vigtigheden af løbende tjek af nyrer/lever ved brug af PrEP.

Der stilles spg. Vedr. PrEP bivirkninger ift. Hivmedicinens bivirkninger:

Færre bivirkning ift. Hiv-medicin. Da bl.a. lever/nyrer påvirkning er kategoriseret som sjældne ved PrEP, hvilket ikke er tilfældet med hiv-medicinen.

 

Lambdas politiske holdning til PrEP:

Formand MK tilkendegiver sin støtte til medicinen – Godt at det findes.

ENJ understreget at der ikke bør ske opfordring til usikkeradfærd samtidig orientering om PrEP.

Dvs. at det er vigtigt hvordan orientering om PrEP samt Lambdas støtte dertil, kommunikeres og formidles videre, særligt ift.; opfordre vs. hjælpe til usikkeradfærd.

Der er samhørighed vedr. fordelen i at informere om muligheden for anvende af PrEP og hvorvidt/hvor PrEP er tilgængeligt.

Dvs. at Lambda ønsker at bakke op om PrEP, når Aids-fondet er gået ind i sagen.

! Vigtig med officiel udmelding vedr. Lambdas holdning til PrEP !

 

Vedr. det politiske aspekt ved PrEP:

Kan spectrum udføre politisk arbejde, kan Lambda ligeledes!

Revisorer bakker op om foredrag med politisk undertone.

Dvs. acceptabelt med et politisk standpunkt i Lambda.

Mulighed for tiltrækning af Spectrums målgruppe vha. flere foredrag (evt. med politisk undertone).

 

Der stilles spg. til de økonomiske omkostninger ved anvendelsen af PrEP:

LB meddeler at prisen for den officielle PrEP medicin ligger i prislejet 40-50.000 kr. pr. år.

Dvs. at medicin omkostninger ved anvende af den forebyggende medicin PrEP er klart lavere end de ca. 120.000 kr. allerede hivsmittede har i medicin omkostninger.

 

Spg. vedr. kondomer / Checkpoint / Aids-fondet:

Checkpoint/Aids-fondet udleverer deres resterende kondombeholdning til uddeling i Lambda.

 

Dagligledelse:

  • Indkøb af stole og bænke til baren:

Spg. vedr. mail fra Kasper Hjort indeholdende samlet forslag vedr. indkøb af stole og bænke til bare.

Økonomisk forslag sendt ud til bestyrelsen 14.11.2016.

MK ytre kritik til metoden hvorledes forslaget er fremstillet af DL, da forslaget bl.a. indeholder kritik af bestyrelsen ift. Nedskrivning.

Det påpeges at DL ikke har anvendt allerede bevilligede likvider ift. Indkøb af belysning til baren.

Det påpeges at der ikke er nogen grund til at gøre impulskøb ift. Stole og bænke til baren.

Spg. til DL:    Foreligger der planer for loungen? Svaret er ja.

 

Bestyrelsen anmoder om en samlet planlægning for bar og loungelokalerne.

 

Bestyrelsen opfordrer DL til at bibeholde ommøbleringen fra julefrokosten, da ommøblerende var velfungere, da denne bl.a. medvirkede til mere sofahygge i loungeområdet.

 

Vedr. barens nuværende møblement:

MK beretter at nuværende stole er indkøbs brugte for mere end 10 år siden.

MK foreslår at der indkøbes 14-15 nye stole (Fx de i det fremsendte forslag, IDOLF stole til 375 kr. fra IKEA).

 

Der gives udtryk for at en endelig investering bør foregår efter en samlet helhedsplan for lokalet.

Herved vil der være tale om en større investering evt. over flere omgange.

 

Kasserer ønsker DL udarbejder budget for indkøb ift. samlet helhedsplan for møblering, samt indkøb at nye møbler, til baren.

 

LB rejser spg. til hvor den tidligere helhedsplan for indretningen er.

LB angiver støtte til forslaget om investering efter en samlet helhedsplan.

Ønsker at nye stole skal være behagelige at sige på.

MK rejser hertil nyt spg. til DL; Hvilke stole ønsker DL? + Hvilke kriterier går de efter at opfylde mht. design/siddeevne mv.?

MK kommentere yderligere at pris og kvalitet hænger sammen.

 

Formand MK pointerer at et kommende samlet forslag fra DL bør anerkendes, samt at et sådant forslag bør udsættes til fremsættelse på generalforsamling.

KDE foreslår at ideen sendes i udbud til Lambdas brugere og medlemmer, der herved kan komme med input til den kommende indretning, samt forslag til hvilke møbler der bør indkøbes.

JL kommentere på DLs vegne, at det vil være svært at nå et sådant arrangement forud for et endeligt samlet forslag indeholdende budget til fremstilling før ultimo januar 2017.

 

Revisor tilkendegiver at bestyrelsen ved en større investering skal indgå i beslutningen, da det ikke længere er DLs opgave såfremt der er tale om en større investering,. Revisorer tilkendegiver ydermere at bestyrelsen sammen med DL bør overveje hvilket signal de ønsker at Lambda (baren) skal sende.

 

JL på vegne af DL: tilkendegiver at de kan udsætte indkøb af og investering i møbler.

JL påpeger at forslaget indgår i budgettet.

 

Efter anmodning fra KDE udsættes afstemningen, vedr. indkøb af stole og bænke til baren, til generalforsamlingen i marts 2017.

3 stemmer for at afstemningen og dermed beslutningen vedr. stole mv. udsættes.

 

Hertil fastlægges det, at DL skal udarbejde en helhedsplan for baren vedr. møbler, belysning og overvågning, inkl. budget.

 

  • Dampning i baren:

Dampningspolitik bør overvejes.

Der taler både for og imod hvorvidt til skal være tilladt at dampe i baren.

Revisorer meddeler at det if. Sikkerhedsstyrelsen er op til den enkelte restauration, at fastsætte hvorvidt det er tilladt at anvende.

 

Afstemning udsættes til Januar, hvor flere bestyrelsesmedlemmer er til stede.

 

  • Drøftelse af div. småting:

Forespørgsel vedr. hjælp til SimplyBook.

Forespørgsel videregivet til JD.

 

DL foreslår at prisregulere Stowford dry cider, med en prisstigning fra 38-45 grundet den høje indkøbspris.

Forslaget nedstemmes med 3 imod og 2 for.

MK foreslår at der indkøbes billigere alternativer, hvortil han gerne vil komme med forslag.

MK påpeger at der bør indkøbes hos grossist og ej hos detailhandler.

 

Sociale Medier-udvalget:

  • Status:

Retningslinjer for Lambda på de sociale medier ikke på plads.

Udkast vil foreligge til Januar.

 

Lambda fester:

  • Evaluering af December-festen:

Ej muligt da festudvalgsmødet er blevet udsat til 15.12.2016.

 

  • Fester 2016:

Der gøres opmærksom på vigtigheden af feedback ift. fester, da fester udgør en stor andel af økonomien i foreningen.

 

  • Markedsføring af fester:

138 gæster til forrige fest, hvilket ønskes af være flere gæster fremover.

Der er derfor behov for øget markedsføring ift. fester inkl. anvendelse af flere medier.

 

Vedr.  Kaj Thor på Kulturmaskinen:

Der opleves prisstigninger efter Kaj Thor A/S har overtaget driften på café og bar på Kulturmaskinen. Fx skal der nu betales for leje af dankortmaskiner.

MK gøres opmærksom på, at man i Lambda bør evaluere hvilke øgede omkostninger det har ført med sig at cafedriften på Kulturmaskinen er blevet udliciteret til privat aktør.

 

Man er ikke i tvivl om at Kulturmaskinen er en vigtig aktør ift. Lambdas fester.

 

Revisor fastholder at det er nyttigt at fastholde en kontakt til det politiske system.

Da Odense er i forandring med ønsket om at gå fra dansk stor by til dansk storby, er det ydermere vigtigt med et homomiljø.

Temaet bør flyttes ind på rådhuset, by-kulturudvalgsniveau.

Der henledes til Rådmand Peter Rahbæk Juhls invitation til kaffemøde (m. SBP).

Temaet vedr. homomiljø vs. Ønsket om at blive dansk storby kunne med fordel inddrages i et sådant kaffemøde.

 

Revisor foreslår at man bør indgå end aftale med Odense kommunen og Kulturmaskinen ift. foreningens arrangementer og festers fastholdelse i Kulturmaskinens lokaler.

 

Odeon – Kulturhus:

Evt. nye muligheder for at holde Lambdas fester.

MK foreslår aktiv deltagelse i kulturhusplanlægning for bedre at kunne få dækket nogle af foreningen behov ift. arrangementer og fester dækket ind.

 

Det aftales af MK går i dialog med Samarbejdsudvalget vedr. Odeon.

 

  • Fester 2017:

Planlagte temaer:

  1. fest: Dragfest/show.

MK evt. hjælpe med teknik.

  1. fest: Afterski.

 

 

Eventuelt:

  • HPV-vaccine/ underskriftindsamling:

MK  kan ud fra besked fra J. Bossel Holst Christensen, beretter om at der er etableret samarbejde med flere andre organisationer vedr. underskriftindsamling  vedr. HPV-vaccine til mænd. Pt. Støtter seks organisationer/foreninger/fagselskaber initiativet.

 

Initiativet støttes af:

– Lambda – Foreningen for homo og biseksuelle samt transpersoner på Fyn

– Spectrum – LGBTQ Studerende på Syddansk Universitet

– Danske Kvinde- og Fødselslæger

– DiverseCity

– Dansk Selskab for Obstetrik og Gynækologi

– LGBT Ungdom

 

Man afventer stadig svar fra: BLUS, AIDS-FONDET, Sabaah og LGBT DK.

 

Der vil blive arrangeret en landsdækkende kampagne på de sociale medier, samt forsøgt kontakt til medierne.

 

Der opfordres til at man deltager i underskriftindsamlingen vedr. HPV-vaccine til mænd, så snart denne er tilgængeligt online.

Link på Lambdas Facebook følger.

 

LB foreslår at mindre foreninger i DK også inddrages / får muligheden, for at vise deres støtte til sagen.

 

Det noteres desuden, at der fremover skal sendes orienteringsmails rundt til bestyrelsesmedlemmerne, når Lambda træder med ind i sager/viser støtte til aktuelle emner.

 

  • Tinderbox:

Stadig intet svar fra Tinderbox vedr. kontrakt.

Der vil derfor blive sendt en faktura pålydende samme beløb som forrige.

 

Det noteres at Lambda tager del i Tinderbox for awareness.

Kalender

<<nov 2017>>
mtiotofls
30 31 1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30 1 2 3