Bestyrelsesmøder Referat April-Oktober


Bestyrelsesmøde tirsdag d. 8. marts 2016 kl. 1830.

  1. Valg af ordstyrer og referent

Mk og SBP valgt

  1. Runden rundt

ikke til referat

  1. Meddelelser til referat

Det er det tidligere “post og meddelelser” punkt som fremover vil tage en lidt anden

form end traditionelt.

ENJ: uanmeldt besøg fra fødevarestyrelsen – vi fik en glad smiley og den eneste

bemærkning var, at man ønskede at der blev opsat en dør mellem personaletoilet

og rummet med håndvasken, på selv samme personaletoilet.

 

SBP: Vores pgf 18 tilskud fra sidste år er langt fra brugt, der er overført 56.000 kr,

som så skal bruges i år. Formålet pengene skal gå til er projekter for ensomme og

socialt udfordrede LGBT’er samt T-gruppe og frivilliggruppen i det hele taget.

 

SBP: Center for frivilligt socialt arbejde har udbudt nye kurser, blandt andet “Mød

dig selv før du møder andre” – SBP er i dialog med flere frivillige der ønsker at

deltage.

 

SBP: Personsag – kun til internt referat.

 

KDE: Håndboldgruppen er i gang med at arbejde på flere sponsorater til holdtøj.

 

KDE orienterer løbende.

 

  1. Konstituering (tekst og evt. rettelser godkendes)

BF gennemgik resten af konstitueringen, som ikke blev nået på det konstituerende

møde. Derefter blev konstitueringen vedtaget af hele bestyrelsen.

Konstitueringen offentliggøres under punktet “bestyrelsen” på hjemmesiden, når

dokumentet er korrekturlæst.

 

BF gennemgik desuden vedtægtsændringerne som blev vedtaget på

generalforsamlingen, således at vedtægterne kan blive rettet og offentliggjort på

hjemmesiden.

 

  1. Foreningens økonomi YTD (kort status v/BF)

BF orienterede om foreningens økonomi PT. Baren ligger ca 2000 under budget og

festerne ligger ca 6000 kr over budget.

BF foreslår at lave kvartalsopdateringer på bestyrelsesmøderne og desuden

berette hvis der er store udsving. Dette blev godkendt.

Der er fortsat fokus på kassedifferencer og til sidste fest var der kun diff i én bar.

 

  1. Samarbejdsudvalget – herunder:

– Hadforbrydelser

SBP orienterede om opstarten af samarbejdsudvalget. Bestyrelsen er meget enig i,

at arbejde videre med samarbejdet med politi, kommune, os osv. Det er PT inde og

vende i folketinget og Pernille Skipper (Ø) har flere gange nævnt vores samarbejde

som “Den Fynske Model”.

 

– Spectrum

Der er afholdt samarbejdsmøde med Spectrums nye bestyrelse.

Spectrum har nogle forslag til samarbejde omkring en bar til semesterstartfesten

samt en fælles stand til studiestartfesten. SBP og LB fortsætter med at arrangere

sammen med Spectrum.

 

SBP arbejder desuden, sammen med to nye frivillige, om at Lambda skal deltage i

Eventyrløb og at Spectrum på en eller anden kan koble sig på dette. SBP

præsenterede et oplæg som lød meget fornuftigt. Der arbejdes videre med

projektet og det kunne.

 

  1. Visions- samt rystesammendag kombineret med oplæg om mødeledelse.

SBP foreslår at bruge nogle pgf 18 midler på en “rystesammen dag” for bestyrelsen

med en ekstern oplægsholder. Dette for at få bestyrelsesarbejdet godt igang. Dette

er vedtaget og det bliver d. 31. marts.

Visionsdag for bestyrelsen er planlagt til 9. april kl. 10. MK og SBP kommer med

oplæg samt finder et sted.

 

  1. Henvendelse vedr Lambdas medlemstal kontra antal af brugere. v/MK

MK gennemgik en henvendelse omkring ideer til øget medlemstilstrømning fra

Kasper Larsen. Oplægget ses som inspiration og tages med videre til bestyrelsens

visionsdag.

 

  1. Oplæg til medlemsstrukturering v/ BF

BF gennemgik sit oplæg til medlemshåndteringen i Lambda. Der var forslag om,

kun at udsende medlemskort hver anden måned. Dette blev nedstemt og det blev

fastholdt, at bestyrelsen i starten af hvert bestyrelsesmøde pakker og udsender

medlemskort.

 

  1. Opgaver der kommende år – ansvarlige og deadlines:

10.1 Hyttetur – MK, BF, ENJ.

10.2 Prides

-Aarhus: SBP, LB, ENJ, BF

-Aalborg: ENJ, (LB), SBP

-KBH: MK, ENJ, BF, MR, SA

10.3 Pamperfest – oktober.

-KDE, ENJ.

10.4 Rengøring af lejlighed

– Udsat til næste møde.

10.5 Frivilligkontingent

– Arbejdsgruppe nedsat: ENJ, LB. SBP.

 

  1. Sociale medier tiltag – BF

11.1 Snapchat – LB foreslog at udnytte geofilters LB sender info til MK.

 

11.2 Lambda person på facebook – er undersøgt og ej muligt.

Social medier tages op på temadag senere.

 

  1. Evt.

—————————————

Referat af ordinært bestyrelsesmøde 12. marts 2016 kl. 19-21.30

 

Afbud fra MR og ENJ.

 

  1. Valg af ordstyrer og referent. MK valgt

 

  1. Runden Rundt. – intet referat

 

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde – sendt ud på mail.

Referatet godkendt

 

  1. Personsag – SBP – kun internt referat

 

  1. Opfølgning fra temadagen sidste lørdag

SBP gennemgik de sammenfattede idepunkter fra Bestyrelsens nyligt afholdte temadag. SBP renskriver og arbejder videre med det. Der blev kort evalueret og folk var grundlæggende meget tilfredse med dagen og indholdet.

 

  1. Meddelelser til referat

JL: Daglig Ledelse – DL meddelte at gruppen har indsuppleret Maria, Lars og Kasper. Lars står for indkøb, Jakob står for vagtplanlægningen, Maria står for pynt til baren og opkvalificering af frivillige og Kasper står for lokaleudlejning og samarbejde. Jess står for samarbejder og økonomisk overblik, samt kontakten til festudvalget. Jess orienterede omkring det foreløbige arbejde. DL ønsker sig ny overvågning samt ændret / hyggeligere belysning i baren. MK arbejder videre i dette og tiltagene financieres af de i budgettet afsatte penge til anskaffelser i baren (20.000 kr)

 

SBP: Facebookgruppe

Der er oprettet en Facebookgruppe for alle frivillige Dette for at relevant info til alle frivillige kan deles der. Fx invitationer til hyttetur, møder etc.

 

SBP: Samarbejdsaftaler på Google Drev

Der er lavet en mappe på Google drevet, hvor alle samarbejdsaftaler kan samles et sted. Alle der har lavet aftaler der er på skrift bedes scanne ind. Ligeså bedes aftaler, der er relevante at dele med øvrige frivillige bedes ligeledes skrives ind der.

 

BF: Har søgt om plads på Odense Kommunes outdoormedier.

 

TV-Pakke: Det er besluttet at vælge den lille TV-pakke fra Glentevejens Antennelaug fremfor familiepakken vi har på nuværende tidspunkt.

 

  1. Regnskab og økonomi

BF orienterede om foreningens økonomi første kvartal 2016. Der er dog efter 1. april indgået en del kontingenter, som således ikke er med i det fremlagte.

Festerne ligger ca 10 % foran budget og baren ligger ca 4 % efter budget. Det giver ikke anledning til bemærkninger fra kassererens side, ud over at det ser fornuftigt ud. Det ser indtil videre også ud til at såvel bar som fester er blevet lidt bedre til at passe på pengene idet man er foran på omsætning men har brugt lidt færre penge på indkøb end der var budgetteret med. der er dog større udgifter i forbindelse med blandt andet festerne, som ikke er i regnskabet endnu. F.eks. skal der indkøbes nye radioer. Det generelle billede er, at det ser rigtig pænt ud.

 

MK: Firmafon – online telefonsvarer. MK præsenterede et online telefonsvarersystem som bestyrelsen besluttede at bruge, sådan at man fremover altid kan få information og komme til at lægge en besked til Lambda når man ringer her til. Det er bestyrelsens oplevelse, at der er en del opkald til Lambda i dagtimerne, som ender blindt idet der ikke er bemandet her i hverdagene.

Bestyrelsen besluttede at MK går videre og bestiller systemet.

MK: Belysning i baren beløber sig til ca 3000 kr. Bestyrelsen besluttede at bruge op til dette beløb på at opdatere belysningen.

 

SBP: Aktivitetspuljen:  To frivillige fra rådgivningen skal på kursus og søger ca 150 kr til transport. Dette blev bevilget.

 

  1. Arrangementer

Eventyrløb – SBP: Lambda deltager med 10 løbere men uden standplads til Eventyrløbet. SBP afventer priser på trøjer.

 

  1. Daglig Ledelse

JL: Der arbejdes på en ny kontrakt med Red Bull. DL sammenligner kontrakten fra sidste år med den nye og orienterer MK og BF hvorefter kontrakten kan underskrives af DL. MK lægger vægt på at aftalen ikke skal være dårligere end sidste år. JL går videre med dette.

 

  1. Samarbejdsudvalget

SBP: Danmark spiser sammen – arrangement på Odense Rådhus. Samarbejdsudvalget deltager med 2-3 pers. og Lambda står for baren til arrangementet. Dette samarbejde er initieret af Kulturmaskinen, hvilket vi er meget glade for. DL har styr på barprojektet, hvor vi kommer til at sælge øl, vin, juice og sodavand. Selve arrangementet har fokus på ensomme.

 

SBP – Lambdaåret : Samarbejdsudvalget arbejder på en årsplan over events og begivenheder i Lambda.

 

SBP – Frivilligintrokursus : Samarbejdsudvalget vil gerne lave et baggrundskursus omkring foreningen generelt, for nye frivillige. Det skulle gerne være med til at sikre at nye frivillige bydes godt velkommen i foreningen og at man som frivillig oplever en øget tilknytning til Lambda.

 

  1. Medlemsskab på mobil

BF – orienterede om muligheden for at fremsende elektroniske medlemskort via mail. Det blev besluttet at det implementeres, men at man skal kunne henvende sig i baren og få et fint håndskrevet medlemskort i pap.

 

  1. Håndbold

KDE – Håndboldholdet har afholdt spillermøde og Thomas er i gang med at finde en hal til holdet til næste sæson. Der kommer svar indenfor få uger. Spillerne har valgt nye holdfarver, som bliver lilla og sort. KDE arbejder videre med sponsorer og spillertøj. Der er PT ikke et helt hold, men det arbejdes der på. PT er det sådan, at hvis der ikke kan stilles hold, så spiller træneren med på holdet. Der arbejdes desuden med forskellige tiltag for at skaffe nye spillere til holdet. Der blev i den forbindelse snakket om at det ville være fedt at få nogle billeder i forbindelse med grupperne, som kunne hænge i loungen i baren på en eller anden kreativ måde. Dette arbejdes der videre med.

 

  1. Festudvalget

BF har udsendt oplæg til beslutning omkring festudvalgets placering i foreningens “stamtræ”. Festudvalget ønsker sig at være et udvalg “på linie” med DL, fordi udvalget ikke ser nogen nævneværdig grund til at de hører under DL.

Det blev diskuteret og bestyrelsen var omkring mange løsningsmodeller, men der fandtes konsensus omkring at vedtage forslaget som det er stillet, dog med undtagelse af at festudvalget ikke får prokura ud over almindelig løbende drift.

 

  1. Aftale med Checkpoint om “Onsite Testing”

SBP bad om en beslutning i forhold til hvordan vi lander en aftale med Aidsfondet omkring onsite testing. Det blev vedtaget, at indgå samarbejde med Checkpoint omkring HIV test til visse fester samt i Brogade. Der startes med Red Light District festen i maj måned. Der blev i diskussionen lagt vægt på, at forholdene skal være aftalte og ordnede omkring testfunktionen, der udelukkende vil ligge i starten af festen. Det bemærkes at ingen vil få svar på testen direkte på aftenen, men først den efterfølgende mandag.

 

  1. Ansættelse af MIX Odense festivalleder

MK forelagde beslutningsforslag omkring ansættelse af Nina Fjord som festivalleder for MIX Odense filmfestival. Der har sidste år også været en ansat festivalleder, hvilket er et krav fra Odense kommune i forhold til tildeling af driftstilskud for festivallen. Det blev besluttet at vi ansætter Nina som festivalleder. Lønnen andrager i alt et beløb under 25.000 kr for hele festivalperioden. Dette svarer til at frikøbe en medarbejder fra et fuldtidsjob i 5 uger.

 

  1. LGBT Flygtninge på Fyn – samarbejde med Sabaah – v/ KDE:

Kim har arbejdet med LGBT flygtninge i Viborg og ønsker at lave et lignende stykke arbejde i Odense. Dette er der absolut bestyrelsens opbakning til. Det foreslås at vi kan samarbejde med Røde Kors og evt Ungdommens Røde Kors omkring dette. Kim foreslår at lave en plakat på arabisk og evt andre sprog, som kan sendes ud via “Venligboerne” og flygtningelejrene på fyn.

 

  1. Rengøring af Lejligheden

Jobopslaget deles af SBP og der blev opfordret til at DL sørger for at inddage invendig vinduespudsning i baren, i rengøringsplanerne.

 

Der er kommet en invitation til bestyrelseskursus i odense kommune (via MIX Odense). SBP sender ud p mail og bestyrelsen melder tilbage hvem der er interesserede hvornår.

 

MK tager kontakt til MIX Odenses tidligere frivillige m.h.p. at få adgang til domæne og webhotel osv.

 

KDE orienterede om at Tinderbox Festival er lidt i mediernes søgelys idet kun 2 % af de optrædende på festivallen er kvinder. Dette skal vi muligvis være forberedte på at blive spurgt om af medierne.

 

————————————–

Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 10-05-2016 kl. 19.00 – 21.30

Tilstede:                              Afbud: KDE, JD                   Udeblevet:

 

  • Valg af ordstyrer og referent

MK referent og BF ordstyrer.

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat

  • Godkendelse af referat fra sidste møde (v. ENJ)

Referatet godkendt

 

  • Meddelelser til referat

MK arbejder videre med Firmafon-løsningen, som burde være på plads snarest, så vi får en effektiv telefonsvarer.

  • Regnskab og økonomi (v. BF)

Kassereren melder alt godt PT og kommer med en tremåneders redegørelse til bestyrelsesmødet i Juli.

  • Arrangementer
    • Vinsmagning – orientering (v. ENJ)

Anton fra Løgismose kommer den 20. maj og holder vinsmagning i baren (vine til sommer og grill). Priserne er 109 og 159 kr. for at deltage.

 

    • Aarhus Pride – orientering (v. ENJ)

Lambda har planlagt en delegation til Aarhus Pride d. 4/6. Deltagelsen bliver som sidste år med en lille vogn, musik og drikkevarer. Billetpriser er hhv. 50 og 75 kr.

 

    • Karrusel festival (v. ENJ)

ENJ har været til orienteringsmøde omkring at have en bar til Karrusel festival i Odense. Der ønskes en diskussion om hvorvidt at Lambda kan og skal deltage med en bar. Bestyrelsen mener ikke, at vi har ressourcer til at køre en bar til karrussel, når vi også har Tinderbox og i forvejen har svært ved at finde frivillige nok til Brogade. LB tænker i at lave noget synlighed for Lambda i forbindelse med Karrussel, så vi får vist flaget uden at skulle betale for at have en bar.

 

    • Red light district fest  – der var ca 300 gæster og der er kommet positive tilbagemeldinger fra gæsterne.

 

    • SBP arbejder med et etnisk homoforedrag, som der var enighed om at arbejde videre med.

 

  • Daglig Ledelse
    • Lokaleudlejning (v. JL)

DL fremsætter her et forslag til hvordan priser kan være og hvordan tingene kan udregnes, så vi får et ensartet prisniveau på udlejninger. Der vil blive givet en forklaring af bilaget som hedder lokaleudregning. DL ønsker at bestyrelsen, så vidt det er muligt kan træffe beslutning om priserne. Se Bilag I. Bestyrelsen diskuterede udlejningsoplægget ivrigt og der var enighed om, at oplægget er alt for avanceret og bestyrelsen diskuterede sig frem til nogle linier for hvordan det ville være mere gennemskueligt. Bestyrelsen fremhæver at det er vigtigt, at vi ikke bliver for professionelle og at vi giver plads til de helt små aktører og at disse ikke skal ende med at skulle betale fx 700 kr for et møde hvor de er 4-5 mand.

 

    • Forretningsorden for DL (v. JL)

DL medsender deres forretningsorden til gennemsyn, hvor det ønskes at bestyrelsen kan ratificere/godkende denne. Se Bilag II. – Bestyrelsen havde flere kommentarer, JL tager disse med videre og punktet er på til næste møde igen.

 

    • Prisstigninger (v. JL)

DL ønsker at bestyrelsen overvejer hvor vidt vi skal kunne gennemføre en prisjustering, hvor meget denne skal være på og hvornår denne kunne træde i kraft. – Bestyrelsen nedstemte dette, idet det er bestyrelsen der har det økonomiske ansvar for prissætning og økonomi.

 

    • Råderum over DL’s budget

DL har rejst spørgsmålet om hvorvidt udvalget har råderet over de budgetmæssige poster der handler om indkøb til baren. Dette punkt afstedkom en del diskussion, men konklusionen blev at den aktuelle problemstilling, hvor noget teknik er blevet bogført som indkøb til baren, er en regnskabsmæssig teknikalitet som DL ikke skal tænke videre over. BF og MK ser på om denne bogføring kunne foretages et andet sted, således at budgettet ikke overskrides.

 

  • Samarbejdsudvalget – Studiestartsfest (v. LB) –

Der arbejdes med synlighed i forbindelse med studiestartfesten, hvor vi har mulighed for at bemande en bar sammen med Spectrum. Lambda stiller med 8 frivillige og den eneste udgift vil være i forbindelse med synlighed, t-shirts osv.

  • Lånte køretøjer brugt i foreningens regi (v. MK)
    Diskussion og beslutning omkring ansvar for lånte køretøjer der bruges i foreningens regi. Er det ejeren, føreren eller foreningen der hæfter hvis nogen laver en skade, får en P-bøde osv.

 

MK bragte til diskussion og beslutning, hvordan man er stillet når man udlåner sin bil til Lambda og den får en skade mens den er i foreningens/den frivilliges varetægt. Bestyrelsen besluttede på baggrund af diskussionen, at bøder og p-afgifter betales af føreren i alle tilfælde, da det til enhver tid er førerens ansvar at køre/parkere efter reglerne. Det blev desuden besluttet med 5 for og 2 imod, at føreren hæfter for de udgifter der måtte opstå for ejeren af bilen, i tilfælde af en skade. Der vil i langt de fleste mulige tilfælde være tale om en selvrisiko der skal betales. Foreningens forsikringer dækker ikke lånte biler. Der udarbejdes en passende vejledning som bliver tilgængelig i mappen med aftaler i bestyrelsesmappen på Drev.

 

  • Mix Odense (v. MK)

Der er brug for en beslutning omkring omfanget af MIX Odense Filmfestival 2016. Der var generel enighed om, at det ville være ærgeligt at lukke MIX ned, selv om det ikke har været muligt endnu, at finde en festivalleder eller få sat et hold frivillige sammen. SBP har dog initieret et samarbejde med Café Biografen og det er ikke umuligt, at de bliver en vigtig spiller i dette års MIX festival. SBP og LB påtager sig det foreløbige ledelsesansvar og SBP tager kontakt til Odense Kommune vedr tilskud.

 

  • Hyttetur

ENJ efterlyser lidt flere deltagere til hytteturen. Alle gør en indsats for at få alle frivillige informeret og så mange som muligt med på turen. Der er PT 21 tilmeldte. Rådgivningen har efterlyst en plan for weekenden og den er lige på trapperne. Der er seriøst program fra ca 10 til 17.30 om lørdagen. Resten af turen er hygge. Logistikken er på plads, det indholdsmæssige er under udarbejdelse.

  • Eventuelt

SBP fortalte om et seminar omkring frivillige, hvor der blandt andet blev snakket om hvordan man ekskluderer en frivillig på en ordentlig måde, når den situation opstår, hvor dette er nødvendigt. Der blev også talt om tavshedspligt på seminaret og som en afløber heraf, arbejder Rådgivningen netop nu med disse emner.

 

—————————-

Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 14-06-2016 kl. 18.30 – 21.30

Tilstede: ENJ, JD, JL, KDE, BF, SBP         Afbud: LB, MR, MK             Indbudt: KH, NF

 

  • Valg af ordstyrer og referent
    • SBP valgt til ordstyrer, JL valgt til referent
  • Runden rundt
    Tages ikke til referat

  • Godkendelse af referat fra sidste møde
    • Referatet godkendes

 

  • Siden sidst
    • Aarhus Pride (v. ENJ)
      • ENJ berettede at Århus Pride gik stille og roligt, hvor om at man kom en lille smule for sent afsted. Dog var der den oplevelse at datoens sammenfald med Lambdas seneste fest udgjorde et valg for nogle af pridens gæster i hvorvidt de skulle vælge det ene eller det andet. Det er festudvalget gjort opmærksomme på

 

  • Meddelelser til referat
    • TV (v. BF)
      • BF har fået nedjusteret foreningens TV-pakke til den lille, som koster ca. 100 kr/kvartal.

 

    • Mobilepay (v. BF)
      • BF er ved at kigge på at oprette Mobilepay som betalingsmulighed for lambda. Det vil koste 1% i administrationsomkostninger, dog aldrig mere end 5 kr. BF har allerede et mobilnummer til rådighed som skal bruges til at oprette mobilepay. Der henstilles til at der træffes beslutning om Mobilepay ved bestyrelsesmødet i juli.

 

  • Update Tinderbox (v. NF)

Hvad er status på Lambdas bar i forbindelse med Tinderbox, hvad er planerne fremadrettet og er der behov for bestyrelsens hjælp? Redegørelse ved ansvarlig Nina Fjord

Der bliver holdt holdledermøde på festivalpladsen den 20/06-2016, hvilket det tiltænkes at MK, NF og MR tager til.

NF planlægger at holde infomøde for Lambdas frivillige til Tinderbox den 21/06-2016, i lokalerne i brogade.

 

  • Ansvar for skader på køretøjer i forbindelse med arbejde for Lambda

Bestyrelsen besluttede på mødet i maj at den frivillige er ansvarlig, såfremt man låner et køretøj i forbindelse med sit arbejde for Lambda, og laver skade på dette. På baggrund af henvendelse fra medlem og frivillig ønskes der på ny stillingtagen til dette spørgsmål, og spørgsmålet omkring ansvar for skader på lejede køretøjer.

Der blev debatteret omkring ansvar ved henholdsvis lån og leje af bil. Der blev besluttet at foreningen skal sørge for at få en firmaaftale på plads vedrørende billeje, så det i den forbindelse er foreningen der hæfter for skader. Det bør ikke være den frivillige der lejer på vegne af Lambda.

I forhold til den senest skete skade, blev det besluttet at foreningen dækker denne.

 

  • Mix Odense (v. SBP)
    • SBP har været til møde med Mix Copenhagen, Odense Kommune og Café Biografen.
    • Café Biografen foreslår uge 40, hvor der planlægges fire visninger. De ønsker desuden økonomisk kompensation da de kommer til at lave om på deres eget program.
    • Mix Copenhagen ønsker at bistå Lambda med hjælp i relation til film og program.
    • KH foreslår at tage kontakt til Julie fra Film Fyn.
    • Odense Kommune har indviliget i at bistå med støtte uden selvfinansieringskravet. Der henstilles dog til Mix Odense gør hvad der kan gøres for at skaffe midler selv.

 

  • Regnskab og økonomi
    • Tingene forløber som de skal, dog er cafeen lidt bag efter, men der har også været fire lukkedage. KM er blevet henstillet til at sende regninger hurtigere, da vores seneste regning er for festen i marts.
  • Evaluering af hyttetur (v. ENJ)
    Der ønskes en evaluering af forløbet af hytteturen for de frivillige i maj, samt de drøftelser som skete i forbindelse med lørdagens program.

    • Det gik ganske glimrende, med en god snak lørdag formiddag, hvor vi fik snakket om hvad der driver de frivillige og hvorfor mon nogen vælger at springe fra.

 

  • Arrangementer
    • Copenhagen Pride (v. ENJ)
      Arbejdet i forbindelse med Lamba’s deltagelse i Copenhagen Pride skrider planmæssigt fremad. På nuværende tidspunkt er vognen udsolgt, og salget til gaden går stille og roligt. Der arbejdes stadig på sponsoraftale.

 

  • Daglig Ledelse
    • Lokaleudlejning (v. KH)
      KH fra Daglig Ledelse fremlægger revideret forslag til plan for udlejning af Lambdas bar.
    • KH fremlagde det reviderede forslag som blev godkendt.

 

    • Overvågning og Foreningens Wifi (v. JL)
    • Drøftelse af kvaliteten af foreningens wifi, da flere gæster klager over ikke at kunne komme på netværket, samt snak om genetablering af foreningens overvågning
      • Det er estimeret at det vil koste 12.000 at genetablere overvågning og færdigudvikle foreningens wifi. DL stiller 5.000 fra deres anskaffelseskonto til rådighed. Bestyrelsen vil gerne se et endeligt tilbud. MK forbereder dette. BF kigger på hvor de resterende 7.000 kan komme fra.

  • Lambda Håndbold
    • Spillertøj (v. KDE)
      • KDE har fremsat en ansøgning til aktivitetspujen på 5.800 til det nye spillertøj. Bestyrelsen bevilliger 6.000 til dette.

 

    • Gennemgang af sidste spillermøde (v. KDE)
      • Der blev til seneste spillermøde drøftet kontingent. Det kommer til at koste 150 kr. for at spille håndbold, 50 kr. for at dække manglende dommer til holdet og 200 til medlemskabet af foreningen, så håndboldkontingentet kommer til at forlyde sig på 400 kr. halvårligt
      • Der er kommet en bøde fra FHF på 1000 kr. da håndboldholdet ikke har en dommer tilknyttet.

 

    • Nye træningstider sæson 2016-17 (v. KDE)
      • Der er booket to haller til den næste sæson da træning øges til 2 gange om ugen. Om tirsdagen trænes der fra 21-22.30 i Holluf Pile Hallen og i Skt. Klemens hallen fra 21-22.30 om torsdagen. Hjemmebane er ikke besluttet endnu da dette afhænger af hallernes indretning.

 

    • Tiltag for reklame for holdet – tiltrække nye spillere (v. KDE)
      • Der henstilles til at bruge facebook mere, samt at planlægge opslag som bliver offentliggjort under træning/kamp
      • KDE har været i kontakt med DHF vedr. håndboldbladet og omder kunne komme en artikel om holdet i dette.
  • Plakater til asylcentre og sprogskoler (v. KDE)
    Der ønskes en drøftelse af hvad der skal stå på de plakater som det er aftalt at ophænge på asylcentre og sprogskoler, ligesom at det ønskes klarlagt hvorvidt at Lambda har en grafiker som kan hjælpe med at designe plakaterne.

    • Der nedsat udvalg bestående KDE og MK med henblik på dette. KDE har allerede fundet arabisk tolk.

 

  • Frivillige
    • Akut mangel på frivillige i baren (v. JL)
      Daglig Ledelse ønsker bestyrelsens hjælp til at løse den akutte situation med mangel på bar-frivillige som har resulteret i 4 lukkedage i træk.

      • Der henstilles til henover sommeren at spørge ud i hele foreningen for at sikre at der bliver fundet personale, samt at man opfordre eksisterende frivillige til at søge hjælp blandt deres netværk

 

    • Tiltrækning af nye frivillige, Frivillig engagement, Frivillig-håndbog og aftale
      • Der bliver planlagt et møde med bestyrelsen og frivilligansvarlig HT, med henblik på at diskutere disse. BF koordinerer via doodle.
      • Desuden foreslår SBP at der bruges §18 midler til at få et foredrag fra Center for Frivilligt Socialt Arbejde vedr. fastholdelse og rekrutering af nye frivillige.
  • Eventuelt

—————————————

Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 12-07-2016 kl. 18.30-21.30

Tilstede: alle                        Afbud:                                Udeblevet:

 

  • Valg af ordstyrer og referent

MK tager referat og BF er ordstyrer.

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat
  • Godkendelse af referat fra sidste møde (v. ENJ)

Referatet godkendt.

 

  • Meddelelser til referat

LB rejste spørgsmål vedr at det nu er offentligt, at Kai Thor Catering overtager café- og bardriften på Kulturmaskinen og hvorvidt dette får en betydning for Lambdas engagementer på KM. MK har undersøgt dette og der er en god dialog med KM omkring dette. Vi har på nuværende tidspunkt lavet aftaler med KM for tiden til og med hele 2017, på nugældende vilkår.

 

  • Regnskab og økonomi
    • Halvårsregnskab (v. BF)
      BF fremlagde halvårsregnskabet. Det ser generelt godt ud og vi er i det store og hele lidt foran budget, idet der ikke er brugt så mange penge på indkøb, især til festerne, som planlagt. Omsætningen er dog lidt bagud, men på grund af det der spares på varekøbet, er det generelle billede pænt.

 

    • Fondssøgning (v. BF)
      Det blev diskuteret hvilke ting der kunne være fornuftige at søge fondsmidler til. BF noterede forslagene. -Det blev i forbindelse med fondsansøgning diskuteret om vi skal udsætte indkøb af nyt overvågningsudstyr således at der kan laves en ansøgning til Trygfonden desangående. Det blev besluttet at vi sikrer os bedst muligt med de nuværende flygtveje og overfaldsalarmer og laver en ansøgning om et komplet system. Der er ansøgningsfrist 1. september 2016 og tilkendegivelse 1. januar 2017. JD foreslog en velgørenhedskoncert i anledning af foreningens 25 års jubilæum- hvilket der generelt var en positiv stemning omkring.
    • Budget 2017-2021 (v. BF)
      Det er op til bestyrelsesmedlemmerne selv om de ønsker at deltage i planlægningen. BF kommer med datoopslag.
    • Mobile Pay (v. MK + BF)
      Endelig vedtagelse af løsning omkring Mobile Pay i baren og til festerne. Det blev vedtaget at introducere både mobilepay og swipp. Stemningen er størt for MobilePay, men siden Swipp er gratis er bestyrelsen enig i at tage det med.

 

  • Arrangementer
    • Copenhagen Pride (v. ENJ)
      Det er besværligt at opnå kontakt til Rød Billet om det sponsorat der ellers er lovning på. Der søges derfor en underskudsgaranti på 2500 kr. Der burde ved fælles indsats være mulighed for at sælge billetter nok til at dække udgifterne. Desuden blev det besluttet at skifte tema, hvilket prideudvalget tager sig af ASAP.
    • Studiestartsmesse 2016 på SDU (v. SBP)
      Lambda er tilmeldt studiestartsmessen på SDU i september. Hvem er tovholder på at arrangere Lambdas stand på de to dage? Det blev besluttet at vi deltager i den billigste løsning, hvilket er en studiestartmesse for foreninger. Der bruges desuden nogle penge på nyt udstillingsmateriel.

 

  • Ødelagt rude i baren (v. ENJ + BF)

Der ønskes en afklaring på hvad status er med udskiftning af den ødelagte og den punkterede rude i baren. Ifølge mail fra Barfoed haves en frist frem til d. 21/7 til at få dette bragt i orden. – BF og MK skifter ruden.

 

  • Reglement for brug af bil (v. ENJ)

På baggrund af diskussion på sidste møde, har ENJ udarbejdet et udkast til reglement for brug af biler. Bestyrelsens godkendelse af dette ønskes. Se Bilag 2.

Forslaget blev kommenteret og med mindre rettelser vedtaget enstemmigt.

 

  • Projekter fra bestyrelsens temadag (v. BF)

Vi har defineret nogle projekter på vores bestyrelses-temadag. Hvad er status? skal vi have nedsat nogle tovholdere i bestyrelsen, eller inviterer vi alle frivillige til en projektdag, hvor vi kan nedsætte styregrupper for de forskellige projekter?

Det foreslås at der nedsættes overordnede tovholdere for projekterne, hvorefter der findes projektmagere. SBP og LB taget teten og LB + MK tager teten på den del der handler om skoler, synlighed, undervisning osv.

 

  • Medlemmer (v. ENJ)

Som opfølgning på punkt fra visionsdag ønskes en diskussion af, og igangsættelse af aktiviteter til at skaffe flere medlemmer til foreningen, herunder drøftelser af hvilke fordele der på nuværende tidspunkt er ved at være medlem.

SBP og BF tager styringen på en opstart af diskussionen af dette. Mk opfordrer til at man fokuserer på hvad man bidrager med ved at være medlem, hvad er det for et fællesskab man bidrager til osv.

SBP præsenterede desuden et spændende oplæg til diskussionen omkring et særligt kontingent for frivillige, i fortsættelse af det der blev snakket om på generalforsamlingen. Oplægget blev diskuteret og da det stadig er meget nyt er det meget i punktform. Det er endnu ikke gennemarbejdet nok til at blive præsenteret i sin fulde form, men det er en interessant diskussion og mange spændende tanker og argumenter kom på bordet. Oplægget skal – som aftalt på generalforsamlingen – ende med et medlemsmøde som igen skal ende med en endelig beslutning og effektuering af tiltaget.

 

  • Opfølgning på møde om frivillige 4. juli.

Evaluering af, og opfølgning på mødet d. 4/7, samt igangsættelse af yderligere tiltag såfremt nødvendigt. – Første resultat er, at tavlen med navn osv i baren er genindført, i form af tavlelak på skabslågerne. Det var generelt et godt møde og det gav anledning til mange spændende tanker og direkte ændringer i forhold til frivilliginddragelse i bardriften.

 

  • Eventuelt

BF: bestyrelsesmøde d. 9. august. SBP kan ikke komme.

Nøgleforum: Afholdes 20. september kl. 16 til 19 på Lambda. MK og SBP er som udgangspunkt tovholdere og LB er backup fordi SBP muligvis er forhindret pga operation. MK kontakter nøgleforum for videre forløb.

 

Således opfattet af MK.

 

————————————

Dagsorden

Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 09-08-2016 kl. 18.30-21.30

Tilstede: MK, BF, ENJ, JD, LB, SA (gæst)                      Afbud: JL , SBP                  Udeblevet: MR, KDE

 

  • Valg af ordstyrer og referent

MK skriver referat og BF er ordstyrer.

 

  • Runden rundt

Tages ikke til referat

 

  • Godkendelse af referat fra sidste møde

Godkendt

 

  • Meddelelser til referat

Der er nu etableret MobilePay og Swipp løsninger så vi kan modtage disse betalingsmidler i Lambda. Det er testet til sidste fest og BF aftaler med DL hvordan det implementeres i Brogade.

 

Der er monteret (mange) vandmålere i vores to lejemål. Dette for at vi fremover kan afregne pr forbrug og ikke efter fordelingstal som hidtil. Der er elektronisk aflæsning. BF sørger for at der er nogen til at lukke vvs ind.

 

  • Regnskab og økonomi

BF har mest koncentreret sig om festernes økonomi, som PT er lidt bagud i forhold til budget. MK opfordrede til at festudvalget gør en større indsats for at markedsføre festerne sådan at man kan nå op i nærheden af budget. De sidste gange har markedsføringsindsatsen været noget lavere end førhen og det kan mærkes på deltagerantallet.

 

  • Arrangementer
    • Studiestartsmesse 2016 på SDU (v. ENJ)
      Der ønskes en opfølgning på hvorledes det går med at arrangere Studiestartsmesse, særligt hvem der blev ansvarlig for denne.

 

ENJ tager teten og taler med SBP om frivillige.

    • Spoken Word Festival 2017 (v. ENJ)
      Maria van de Locht ønsker en stillingtagen til hvorvidt at Lambda skal arbejde på at blive en officiel lokation til Spoken Word Festival 2017. Dette er gratis, og Maria skulle have kontakter hos dem.

Bestyrelsen er begejstrede for ideen og MDL skal bare køre på og give den gas.

 

  • Plakater/Foldere til asylcentre (v. KDE)
    Inden mødet kommer der i dueslag et udkast til tekst til plakater og foldere til asylcentre.

Der er ikke kommet noget fra KDE, som ikke er tilstede på mødet hvorfor punktet udsættes.

 

  • Trusselsituationen (v. ENJ)
    Der ønskes fra bestyrelsen en stillingtagen til trusselsituationen mod foreningen og dennes brugere, på baggrund af de situationer der har været. Særligt ønskes der en drøftelse af om der skal træffes foranstaltninger.

Bestyrelsen er enige om at der ikke PT er nogen større trussel mod foreningen og/eller lokaler og frivillige, end der hele tiden har været. Der er enighed om at det er en god ting at DL ridser sikkerhedsprocedurer op på barmøderne og at det genopfriskes at man underretter MK eller SBP hvis man har haft tilkaldt politiet.

 

  • Opfølgning på frivillig workshop – Baren (v. BF)
    Under barworkshoppen kom der følgende punkter frem, som falder under bestyrelsens ansvarsområde.

    For mange meddelelser (bedre kommunikationsplan/strategi)
    Oversigt over medlemspriser i baren – BF
    Nye Unge frivillige
    Velkommen til nye
    Introducere nye frivillige i den pågældende facebook grupper
    Aktiviteter for unge mulige frivillige
    Frem med JA-hatten
    Hvordan griber vi nye frivillige?
    Fødselsdagshilsner(evt. med “gave”)

Ovenstående punkter blev vendt kort og punkterne bliver enkeltvis taget op på de kommende bestyrelsesmøder.

 

  • Åben / Lukket kommunikation i bestyrelsen (v. KDE)
    “Bestyrelsen” lader til at være underskriver/afsender på et arrangement i slutningen af august måned. Hvorfor er det kun dele af bestyrelsen der havde kendskab til at arrangementet finder sted?
    Hvorfor udsendes der ikke en mail til bestyrelsesmedlemmerne så vi er klar over at det finder sted og kan booste arrangementet til medlemmer og brugere, inden arrangementet postes på Facebook?

Bestyrelsen er enige i, at der skal komme en mail når der arrangeres ting som bestyrelsen er afsender på og/eller arrangør af. Dels for at man som bestyrelsesmedlem ikke skal være afhængig af at skulle orientere sig på Facebook og dels for at man som bestyrelsesmedlem er godt rustet til at modtage spørgsmål fra brugere/medlemmer. Dette bør også være en del af en evt kommende kommunikationsstrategi.

 

  • Eventuelt

JD: Gode ideer til velgørenhedsarrangement modtages gerne. (Der arrangeres en koncert til fordel for en anden organisation i 2017, som optakt til foreningens jubilæum)

 

————————————-

Dagsorden

Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 13-09-2016 kl. 18.30-21.30

Tilstede: KDE, ENJ, JL, MK, LB, JD, BF, SBP         Afbud: MR

 

  • Valg af ordstyrer og referent
    • Det blev foreslået af den forplejningsansvarlige også er ordstyrer. Dette blev vedtaget uden indvendinger.
    • Ordstyrer: LB
    • Referent: BF

 

  • Runden rundt
    • Tages ikke til referat

 

  • Godkendelse af referat fra sidste møde
    • Referat er godkendt
  • Meddelelser til referat
    • Kim har været på Studiestartsmesse, det går godt. Der er kommet frivillige og medlemmer.
    • Checkpoint vil gerne teste til vores fester fra oktober og frem. Der er opbakning til dette i bestyrelsen. Festerne koordinere hvor til festen det kan lade sig gøre. Der foretrækkes testere som ikke er frivillige i Spectrum eller Lambda
    • Lambda har startet et samarbejde med Gay Guide Odense, som er et initiativ af Jesper Bossel Christensen. MK har holdt møde med ham. Når de kommer til vores arrangementer og laver dækning, kommer de som andre presserelaterede personer gratis ind.
    • BF har ansøgt om 52.765,- kr. til overvågning hos Trygfonden. Forventer svar på ansøgning omkring 1/1.
    • SBP har fået en henvendelse fra Peter Rahbæk Juhl om Pride i Odense. SBP holder indledningsvis møde med Line Bjørndahl, Næstformand i 3F.
    • Der blev afholdt 23 års fødselsdag i søndags i baren. Fremmødet var desværre slattent. Der opfordres til bedre kommunikation i bestyrelsen.
  • Evaluering af bestyrelsesarbejdet til dato (v. BF og SBP) – Lukket punkt
    Bestyrelsen har nu arbejdet i et halvt år, og der ønskes en evaluering af arbejdet, særligt om der er frustrationer eller behov for redskaber og sparring

    • Indført i internt referat.
  • Åben / Lukket kommunikation i bestyrelsen (v. KDE)

Opfølgning fra sidst. KDE var ikke tilstede på sidste møde.

Vi skal blive bedre til at orientere hinanden, specielt inden man melder noget ud. Vi kan tage meget i opløbet, hvis vi husker at snakke med tovholdere.
Der opfordres til at folk tjekker deres spamfiltre.

 

  • Regnskab og økonomi
    • Økonomisk update (v. BF)
      • Festen i sidste weekend gik godt. Det lover godt, men der kan dog komme en mindre omsætning end budgetteret.
      • Baren ligger lige nu ca. 30.000 efter, så der vil blive kigget kritisk på udgifter resten af året.
    • Ansøgning til aktivitetspuljen
      • Drag-gruppen (v. SBP)
        Drag-gruppen ønsker at søge kr. 600 til et projekt i forbindelse med gruppens scene til Nattens Dronning. Pengene skal bruges til stof materialer og div.
        • Der henvises til at undersøge om gruppen har spurgt Nattens Dronning først, da det er bestyrelsens holdning, at de bør betale for materialer til deres eget arrangement.

      • Tur til Paintball-bane (v. ENJ)
        Der søges om et beløb på mellem kr. 2000 og 4000 til brug i forbindelse med arrangering af en paintball-tur for T-gruppen og frivillige. Planen er at beløbet dækker den ene halvdel af omkostningen, og egenbetaling den anden. Efterfølgende vil der blive spisning og hygge på Lambda

        • Vi foreslår at dække betalingen af mad 60,- kr. person, dog maks 40 personer.

      • Pamperfest (v. KDE)

Der søges om 88,- kr. pr. person til at lave en 3 retters menu. For 30 personer er det 2640,- kr.

        • Forslaget er vedtaget. Der opkræves et depositum på 50,- kr. som opkræves via mobilepay.
  • Koncert i Brogade (v. MK)
    Hvordan forholder vi os til ønsket om at lave koncert med TubA’s punkband i Brogade, særligt med henblik på at det kan larme en del. De vil gerne arrangere at der kommer nogle andre bands også. Der kan komme udgift til transport.

    • Vi vil gerne tage højde for vores naboer. Vi har som regel ikke problemer med lyd i forhold til vores overboer, dog har vi lidt med naboen 1. st, tv, som kan høre når vi har alm. åbent. Forslaget er blevet nedstemt med 7 mod og 1 for. Der er i stedet foreslået at de kan optræde til festen.

  • Rådgivningen (v. SBP)
    Rådgivningen har spørgsmål til telefonsystemet som ønskes afklaret.

    • Vente musikken fjernes, da den er irriterende for dem der ringer.
  • Nøgleforum (v. SBP)
    Er der styr på Nøgleforum der er den 19. september kl. 16.00

    • Der kommer 40 personer, og arrangementet afholdes på mandag. Arrangementet starter kl. 16.00, kl. 18.00 er der spisning. 20.30 afslutter arrangementet. Ellers er der styr på arrangementet.
  • Kommunikationsstrategi – Snapchat retningslinjer (v. ENJ)
    Bestyrelsen skal have fastsat retningslinjer for brugen af foreningens snapchat-konto, som aftalt ved mødet i august.

  • Oprydning i kælderen (v. ENJ)
    Der er konstateret rotter i kælderen, og blandt andet fundet rottelort i flere dekorationsting. Der skal samles et hold som tager opgaven at få ryddet op i kælderen, og få smidt de ting ud som er inficeret.

    • KDE kigger efter om der er tale om rotter eller mus. Hvis der er rotter kontakter SBP Barfoed.
  • Eventuelt
    • Opslag om bestyrelsen
    • Julefrokost for alle – MK, BF
    • Pas på Henriette, BF ringer
    • Bibliotek, sker når vejret er blevet mindre udeagtig.
    • Amerikansk, ENJ har forsøgt at kontakte en fra SDU om at lave en aften hvor der forklares om det amerikanske valg. KDE kontakter Rufus Gifford
    • Underholdning til Pamperfest, nogen der kender nogen der evt. kan optræde gratis? MK synes at underholdning til sådanne arrangementer ikke passer ind. SBP prøver Schwanzen Singer Knaben
    • SBP opfordrer til at der deles alt hvad der kommer ang. MIX.

 

————————————

Dagsorden

Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 11-10-2016 kl. 18.30-21.30

Tilstede: JD, JL, ENJ, LB,  (Gæst SA)         Afbud: MR, BF, MK, KDE Udeblevet:

 

  • Valg af ordstyrer(JL) og referent SBP

 

På dagens møde tilføjes følgende punkter: MIX Odense og Kommende bestyrelsesmøder. Punktet bestyrelsens trivsel rykkes til næste møde, da ikke alle er tilstede.

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat

  • Godkendelse af referat fra sidste møde
    Referatet blev godkendt.
  • Meddelelser til referat
    • T- gruppen får inden længe en ny tovholder
    • BF og SBP deltager over det næste halve år i 5 kursusdage via Odense Kommune. Emnerne er:
      • Fundrasing,
      • Organisationsudvikling og sætter mål,
      • Bedre økonomi i foreningen
      • Tiltræk og fasthold de frivillige
      • Tiltræk nye medlemmer

 

  • Regnskab og økonomi
    • Regnskab til dato (v. BF)
      Bliver udsendt af BF inden mødet

BF har via Skype redegjort for budgettet. Han har justeret i budget, så indtægter og udgifter hænger sammen. Kassereren fortæller, at resten af budgetåret er med fokus på “need to have” og ikke “good to have”
Brians forslag er godkendt.

 

    • Revideret årsregnskab (v. BF)
      Bliver udsendt af BF inden mødet

BF har kort orienteret om årsregnskab.

  • Arrangementer
    • Madklub (v. KDE)
      Det ønskes at lambda opretter en madklub, som måske særligt henvender sig til segmenter over 50, og kan være med til at give et sammenhold.
      Der er enighed om, at det er en god ide med enkeltstående arrangementer med mad, men ikke en decideret madklub på nuværende tidspunkt.  Vi vil gerne forsøge med et enkelt arrangement, hvor vi har fokus på at invitere et mere modent publikum.  

    • Bestyrelsens julefrokost
      Der skal planlægges en dato for bestyrelsens julefrokost
      JD laver en facebook survey i Bestyrelsens gruppe. Der ønskes en fredag aften eller lørdag fra frokost eller eftermiddag og frem. Alle fra bestyrelsen opfordres til at deltage i den julefrokost der afholdes for medlemmer og brugere.

 

    • MIX Odense
      Det ser ud til at MIX har været en succes. Der skal nu evalueres med MIX Copenhagen, Odense Kommune og Café Biografen om deres oplevelse.
  • Henvendelse vedr. karaoke i baren – larm (v. BF)
    Nina Fjord har henvendt sig vedrørende at man i baren vil afholde karaoke, men bestyrelsen vil pga. larm ikke være med til at afholde koncert med NF’s band.
    NF er med som gæst og redegør for sine punkter. Der tales lidt frem og tilbage. Det aftales, at JD undersøger omkring lydniveau. Herefter kontakter SBP Barfoed med henblik på at høre deres holdning til et sådan arrangement.  Siger de blankt nej – eller kan det betyde en konsekvens for vores 02 bevilling, er det et klart nej fra bestyrelsen. I så fald vil det blive genvurderet om det kan være en ide i forbindelse med en fest. NF vender denne ide med Festudvalget ved deres næste møde.
    De fremmødte stemmer fire for denne ide og en imod.

  • Håndboldholdet (v. KDE)
    Kim har problemer med håndboldholdet, og med at holde dette igang. Han er usikker på hvor det står, og ønsker en drøftelse med bestyrelsen om det fremadrettede arbejde.
    Det besluttes, at vi skyder punktet og indkalder til et ekstraordinært møde snarest muligt, hvor blandt andet håndboldholdet debatteres.
  • Kommunikationsstrategi – Snapchat retningslinjer (v. ENJ)
    Bestyrelsen skal have fastsat retningslinjer for brugen af foreningens snapchat-konto, som aftalt ved mødet i august – udsat fra sidste møde.
    Lige pt. ligger adgangen ved bestyrelse og enkelte medlemmer af Festudvalget. Vi er enige om, at den skal vise så mange nuancer af Lambdas arbejde som muligt.
    Ønskeligt vil det være, at der er et par stykker, som virkelig brænder for det og som kan være dem der viser Lambda frem. Der skal defineres skriftlige retningslinjer.
    Der nedsættes et udvalg der arbejder videre med at få folk med der definerer rammer for facebook, instagram, twitter og snapchat. SA, LB og SBP mødes og vil indsupplere med øvrige frivillige uden for bestyrelse, DL og festudvalg.
  • Frivillig-award (v. ENJ)
    Bestyrelsens holdning ønskes til hvorvidt at man skal afholde en frivillig-award i forbindelse med pamperfesten. Og i så tilfælde, hvilke ønsker og krav der er til en sådan.
    Der er enighed om, at der ikke skal være award til pamperfest, da det er alle frivillige der skal hyldes.  ENJ tager kontakt til en frivillig der har på hytteturen har kommet med ide om awards. Dette for at høre mere om den frivilliges ide. Herefter vurderes det, hvorvidt bestyrelsen finder det som en god ide at lave awards for de frivillige i en eller anden form

  • Indkøb af nye walkie-talkies (v. BF) – kan evt. udskydes
    Festudvalget ønsker at indkøbe nye walkie-talkies. Bestyrelsens holdning til dette, samt eventuelle krav til nye walkie-talkies ønskes.
    Bestyrelsen ønsker et budget for dette. Bedes om muligt fremsendes inden næste ordinære bestyrelsesmøde.
  • Kommende bestyrelsesmøder? (JD plus MK)
    • Rykning af bestyrelsens mødedag: Punktet rykkes til næste møde
    • Ekstraordinært bestyrelsesmøde 24. oktober 17-19. punkter: Lambda håndbold, julefrokost. Bestyrelsens synlighed. Ny mødedato.
    • Skal vi have oftere møder – hver tredje uge? Der er ikke enighed om vi mødes hver tredje uge. Hellere indkalde til et ekstra møde, hvor vi kan gå i dybden med større emner.  Der ønskes lidt bedre mødedisciplin. At der startes kl. 18.30 sharp og at vi er konkrete omkring emnerne.  Vi skal være bedre til at lave små sociale arrangementer – gerne hvor bestyrelsen er synlige i foreningen.
  • Evt.
    Pamperfest
    Der kommer snarest muligt info omkring pamperfest fra udvalget.

 

——————————————-

Dagsorden

Ekstraordinært bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 24-10-2016 kl. 17.00-19.00

Tilstede:       Afbud:MR  – Udeblevet:

 

  • Valg af ordstyrer og referent

MK er referent og BF er ordstyrer.

 

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat

 

  • Godkendelse af referat fra sidste møde

Referatet godkendt uden kommentarer.

  • Håndbold (v. KDE)
    Drøftelse af håndboldholdets situation, og hvordan man får gang i dette igen.

 

KDE og Thomas fra håndboldholdet redegjorde for holdets nuværende situation og det viser sig at det efter holdets seneste møde ser lidt lysere ud end da der blev meldt ud, at holdet var i Krise. Der blev holdt et yderst konstruktivt møde, som der kom en stærk gruppe ud af.

Håndboldholdet er nede på meget lavt deltagerantal og har derfor suspenderet den ene af de to ugentlige træninger. De har afmeldt den hal der var ringest at spille i, nemlig skt. klemens hallen. Forholdene i hallen var forholdsvis kritisable og eftersom holdet har svært ved at stille spillere nok til træningerne, var dette den bedste løsning.

Det overvejes om man for en tid skal melde sig ud af FHF, et medlemsskab der er en nødvendighed for at man kan spille kampe. Dog trækkes denne beslutning lige lidt, idet DFH magasinet håndbold kommer og laver et interview sammen med TV2 sporten d. 8. november.

Der bliver ryddet op i håndboldholdets facebookgruppe sådan at kun er aktive medlemmer i gruppen.

Holdet er optimistiske og der er en del PR tiltag på tegnebrættet, så bestyrelsen er fortrøstningsfulde omkring det men følger gruppen tæt.

 

  • Kommende bestyrelsesmøder (v. MK)
    Der er ønske om at bestyrelsen holder møde noget oftere, for at vise man gør en indsats, samt at kunne nå at tage stilling til de ting der er. En drøftelse af dette ønskes, og hvordan man fremadrettet tilrettelægger møderne. Endvidere er der ønske om at tirsdagsmøderne rykkes.

Bestyrelsesmedlemmerne redegjorde for deres holdninger i forhold til aktivitetsniveauet i såvel bestyrelsen som de udvalg de sidder i. Der var ikke umiddelbart stemning for at skifte den ugentlige mødedag men der var enighed om at vi skal blive bedre til at arrangere ad hoc møder når der er ting der ønskes diskuteret.

 

  • Tinderbox

Udredning af opkrævning (v. BF)

Kassereren har stillet spørgsmål omkring vores afregning med Tinderbox for 2016, idet denne i år er 12.500 kr i stedet for de 17.500 kr vi fik året forinden. Problemet er, at vi ikke har fået nogen form for advisering omkring at vi skulle få 5000 kr mindre for foreningens arbejde i 2015.

NF har dd været i dialog via telefon, med Peter Skoven fra tinderbox og har foranlediget heraf, sendt et hændelsesresumé pr mail. Dette blev læst op for bestyrelsen. Bestyrelsen er enige om at vi for nuværende fastholder vores fakturering på 17.500 kr, idet vi er i dialog omkring det. Til næste bestyrelsesmøde har vi så forhåbentlig et svar fra TB.

 

  • Sex Messe (v.SBP)

Vi har fået mulighed for at få en lille stand på Sexmessen “Erotic World”25-27. nov, via en henvendelse fra X’et og det har givet anledning til en del diskussion men bestyrelsen er enige om at hvis vi selv kan bestemme indholdet og formen og kan holde udgifterne under ca 1000 kr så synes bestyrelsen det er en god ide. Dog med det in mente, at det skal være sobert nok til at foreningen kan bære det. KDE, JL, LB og BF vil gerne arbejde videre med ideen.

Senere på mødet kom der en mail fra sexmessen med meddelelse om prisen, som er 3600 kr plus moms for den mindste stand som er på 9 kvm. Bestyrelsen sagde herefter nej tak til tilbuddet idet vi synes det er dyrt.

 

  • Introdok (v. SBP)

Magasinet Introdok vil gerne lave en reception hos os i anledning af lanceringen af en udgave med overskriften “perversion” hvor der er samarbejdet med Dag Hedegaard omkring artikler og diskussion om Queer teori.

Bestyrelsen er enige om at vi gerne vil dyrke dette samarbejde, som blandt andet er udsprunget af de MIX Odense arrangementer der blev holdt på Lambda. Bestyrelsen bestuttede enstemmigt, at Introdok ikke skal betale for at bruge lokalerne, men at drikkevarer skal købes i vores bar. De medbringer selv lidt spiseligt til arrangementet.

 

  • Kasse diff (v. DL)

DL orienterede om, at der har været en kassediff på 1000 kr i lørdags, idet en 1000-kr seddel forsvandt i løbet af aftenen. Om der er tale om at der er givet forkert tilbage, om pengene er blevet stjålet eller blæst væk, ved vi ikke, men det blev indskærpet fra bestyrelsens side, at DL fremadrettet skal indarbejde en procedure for at store sedler fjernes fra kassen og smides i pengeskabet med det samme eller som minimum lægges under pengebakkerne i pengeskuffen, sådan at de ikke ligger frit fremme.

 

  • Evt.

Kalender

<<nov 2017>>
mtiotofls
30 31 1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30 1 2 3