Referat af bestyrelsesmøde 10/4 2018


Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 10-04-2018 kl. 18.30-21.30

Til stede: KDE, MI, JL, MDL, TRB, CBF, ENJ, MK

Afbud: SBP

 

  • Valg af ordstyrer og referent
    • Ordstyrer: JL
    • Referent: CBF

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat.

  • Meddelelser til referat

ENJ: Martin + Steven skal holde foredrag for unge kursister lørdag d.14/4. Han forsøger at forhandle en fair pris.

 

ENJ: Martin har bestilt 3 nye nøgler. Der laves nyt regelsæt. Fremover er det kun Martin som udleverer nøgler.

  • Regnskab og økonomi
    • Kvartalsregnskab Q1 (v. ENJ)
      Regnskab for første kvartal forventes fremsendt seperat pr. mail senest d. 8.4.2018. ENJ gennemgår overordnet regnskabet på mødet. Spørgsmål til regnskabet må gerne fremsendes pr. mail forinden mødet.

ENJ meddeler at første kvartalsregnskab stemmer

Kontingenter forventes hentes i slutningen af året

Infogruppen har nået budget
Der er tvivl om tinderbox forventede indtægt grundet to barer
At festerne nu også afholdes på Slagteriet ændrer i budgettet (ikke revideret endnu)
Varesalg i baren: baren er omtrent 14.000 bagud for budget


Det drøftes om festerne skal bogføres mere udspecificeret

Martin opfordrer til at bogføre vores egen lokaleleje ved arrangementer hvor vores egne lokaler stilles til rådighed.

    • Forskellige orienteringer fra kasseren (v. ENJ)
      Kort orientering fra kasseren på forskellige emner, herunder §18-midler, opdatering af økonomiske retningslinjer og møde med revisorerne.

ENJ: Lambda skylder kommunen omtrent 27.000 fordi de ikke har været brugt til normeret tid og derfor skal tilbagebetales.

Pengene hentes fra vores opsparing. SBP arbejder på, at kunne få lov at anvende pengene i år også således at de ikke går til spilde.

 

KDE: ytrer bekymring om at Lambda hvis vi fortsætter i nuværende stil står til at lukke ultimo 2019

TRB: opfordrer til øget tilskud fra fonde

CBF: female festival får tilskud, kan vi gøre det samme?

KDE: Kan vi sælge vores navn

CBF: Kan vi sælge barens navn?

Martin: opfordrer til at man indhenter tilbud til sine ideer og præsenterer for bestyrelsen.

Vi skal lade være med at lave ting, der ikke giver penge.

  • Lambda Bar
    Generel orientering fra DL

Jess: Konstituering er udskudt
Marts har givet et mindre overskud over budget
Er det blevet besluttet at der ikke skiftes fra Redbull til CULT: bestyrelsen mindes at det er blevet besluttet at vi ikke skifter. Der henvises til at RU sandsynligvis ikke vil acceptere et skift.

CBF: stiller spørgsmålstegn ved om der mest brandingværdi i redbull og henviser til CULTs seksuelle markedsføring bl.a. cultpiger.

ENJ oplyser at redbull ikke udover gratis leverance købes gennem redbull. Det resterende indkøb sker gennem Dagrofa.

 

CBF: skal vi gå videre med ønsket om et rygerum?
ENJ+Morten mener ikke vi bør kigge på rygerum. Det er dyrt og kræver plads.
Martin: har hørt tilsagn fra gæster om ønsket om rygerum

Morten: mener vi bør kigge på at lade T-gruppen ud gennem døren i køkkenet

Kim + CBF: mener ikke det kan forsvares at lade T-gruppen gå gennem køkkenet
Martin: rygecabinen kan evt. bygges om et rum oppe hvor sofagruppen står nu. Rørene kan føres op til taget, så det ikke giver gener i baggården.
CBF: indhenter tilbud om ventilation ift. rygerum
Maria: ytrer bekymring om rengøring af rygerum. Kan vi bede vores frivillige om den ekstra rengøring?

Kontraktudkast fra Royal Unibrew.
ENJ + LH har haft forhandlinger med RU vedrørende ny kontrakt. Se Bilag I for udkast. Det skal nævnes at der er også er en literrabat på sodavand på 2 kr. som vil fremgå af den endelige aftale. ENJ gennemgår på mødet ændringerne ifht. nuværende kontrakt, samt baggrunden for ændringerne.

Martin anbefaler at vi godkender den nye kontrakt

RU vil gerne have Lamda som officiel venue for release af den nye cider i uge 17. RU vil give 4000 til oppyntning i den baren. Maria spørger hvor hvidt penge kan bruges.

Der er enstemmig opbakning til at kontrakten godkendes.

    • Vagtbookning (v. JL)
      Der skal findes en løsning mht. vagtbookning, enten ved at finde en ny som står for dette, eller en anden metode.

Der er forslag i retning af at de frivillige fremover selv skal have adgang til at booke sig på vagter.
JL påpeger at denne løsning tidligere har været problematisk.
Kan man køre noget teambuddies? Evt hvor en frivillig har ansvar for en lille gruppe af andre frivillige.
Martin opfordrer til at det tages som et fokuspunkt på den kommende bestyrrelsesdag
KDE: kan vi opbygge et intranet hvor de frivillige har mulighed for at være “verdens bedste frivillige”?

Det vedtages at denne problematik tages op på bestyrelsesdagen

 

 

  • Lambda fester
    Generel drøftelse af festerne og orientering fra Festudvalget.

Til Eurovisionfesten d.12/04 er der til nuværende tidspunkt solgt 1 bord. Martin henstiller til øget markedsføring

KDE + Morten oplyser at vi ikke længere må hænge plakater på kulturmaskinens vægge+ vinduer.

De 40 kvinder fra pubcrawl:

MI: observerede glade festlige kvinder. De fik entreen og betalte garderoben.
De drak sjusser frem for øl. De blev der hele natten.

KDE: kan ikke se meningen i at vi bibeholder festerne på Kulturmaskinen. Giver det mere overskud at holde festerne på Slagteriet?
KDE: ytrer bekymring for at opnå overskud på Kulturmaskinen når dette først opnås efter +180 gæster
Martin: vi har brug for at analysere yderligere hvornår vi har indtjening på Kulturmaskinen. Desuden tjener vi mange penge på Kulturmaskinen ved mere end 200 gæster.

CBF: bør det ikke være en målsætning for festudvalget at opnå mere end 180 gæster til festerne?
MVL: vi kan først se status på Slagteriet efter flere fester
Kan vi række ud til damerne og lave en fast aftale med dem?
KDE: mener festerne bør aflyses på kulturmaskinen

MI: Opfordrer til at vi rykker de fester som statistisk set giver underskud til Slagteriet og går all in på Kulturmaskinen.

Der foreslås at vi kigger på festerne til bestyrelsesdagen

  • Frivillige (v. MVL)
    Generel drøftelse af frivilligsituationen, og hvad der gøres fremadrettet.

MVL har fokuseret på at introducere sig selv som tillidsperson over for de frivillige særligt i baren.
MVL kigger aktivt på hvordan vi lægger træning og modtagelse af frivillige om.
Det er blevet besluttet at vi som udgangspunkt at lægge workshops ind ca. hver anden måned.
Der er arrangeret: konflikthåndteringskursus
Der arbejdes på: førstehjælpskursus
MVL+JH arbejder på et øget niveau af frivilligarrangementer cirka hver anden måned bl.a. filmaften.
MVL ønsker overblik over hvor meget frivilligforplejning der går til hver vagt.

MVL ønsker tilbagemelding på hyttetursprojekt.

MVL tanker om rekruttering er ikke igangsat. De nye frivillige sendes videre til MVL.
MVL skriver frivilligjobopslag på frivilligportaler

 

 

  • Lambda Bibliotek (v. KDE + MVL)
    Beck Stromer har tilbudt at hjælpe med markedsføring af Lambda Bibliotek når den endelige plan for anvendelse af dette kommer på plads. Herudover har MVL haft kontakt til hovedbiblioteket – se Bilag II for nærmere.
    KDE bibliotek er ikke kommet videre.
    MVL har kontaktet Odense Centralbibliotek. De vil gerne lave en udstilling og vil desuden de gerne hjælpe med at facilitere lokaler og markedsføring af folkeoplysning.
    MVL vil gerne tage den videre men ikke alene.
    MVL vil tage et møde med Odense Centralbibliotek og præsentere en samarbejdsplan til næstkommende møde. Arrangementer er særligt interessant efter d. 12/08 og før den 07/09.

 

  • Eventuelt
    MI: Panduro er åbent over for sponsoraftale

 

 

Kalender

<<nov 2018>>
mtiotofls
29 30 31 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 1 2