Referat af bestyrelsesmøde 8. august


Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 08-08-2017 kl. 18.30-21.30

Tilstede: MK, BF, ENJ, LB, JD, JL, KDE   Afbud: SBP   Udeblevet:

 

Valg af ordstyrer og referent

    • Ordstyrer: ENJ
    • Referent:  MK

Runden rundt
Tages ikke til referat.

Godkendelse af referat fra sidste møde. (v. ENJ)

Referatet er godkendt

Meddelelser til referat

Cph Pride (v. ENJ) – Bestyrelsen opfordres til at hjælpe med at få solgt billetter. Ellers er der ved at være styr på det hele og Albani sponsorerer print af banneret.


Regnskab og økonomi

  • Økonomisk update (v. BF) Der er på forhånd udsendt et regneark med økonomisk overblik. PT har vi et alvorligt driftsunderskud på kr. 58.000, idet vi er 144.000 bagud i omsætning, i forhold til budgetteret.

ENJ mener ikke at bestyrelsen har overholdt de pligter vi som bestyrelse er valgt til, idet der over året ikke har været den fornødne opmærksomhed på økonomien hen over året. Der skal være kontinuérklig opmærksomhed på foreningens aktiviteter.

ENJ giver udtryk for at vi har behov for at få kvartalsregnskaber som minimum.

ENJ giver udtryk for at han er rystet over tingenes tilstand og stiller i den forbindelse spørgsmål til hvorfor vores indtægter fra medlemskontingenter ikke følger budgettet. BF svarer at det til dels skyldes vores problemer med opkrævninger og medlemsregistrering. ENJ havde flere mindre spørgsmål til diverse regnskabsposter, som blev tilfredsstillende opklaret af kassereren.

I forhold til indretningsprojektet, orienterede MK omkring at der holdes separat styr på udgifterne i et regneark som hele bestyrelsen har adgang til at kigge i.

MK orienterede om, at den sidste weekend har været særdeles god i baren og at det i høj grad kan tilskrives de frivilliges motivation. Torsdag solgte for 3000 kr pga pubquiz og lørdag for 5000 kr. – ugen i alt ca 9.200 kr og det er dér vi skal op og ligge.

BF har oprettet en online version af udgiftsbilaget, som snarest bliver tilgængeligt.

 

  • Revidering af Budget 2017 (v. BF)
    Budget for 2017 skal revideres, så det kommer til at passe til den virkelighed. vi arbejder under lige nu.

 

Det blev aftalt at BF ser på hvorvidt der er behov for hjælp til dette og at han indkalder til møde hvis der er behov for hjælp.

Lambda Bar

  • Kort status på indretningsprojektet (v. MK)
    MK redegjorde for projektets status og forsikrede bestyrelsen omkring at teknikken nok skal komme til at virke og blive pæn og diskret at se på.

 

    • Generelt om bar: Steven har trukket aftale med Bente fra Vinspecialisten i Rosengårdscenteret. Der kan være op til 15 pers til arrangementet og Steven videregiver oplysninger til oprettelse af event osv til ENJ.
    • SA kontakter homoware med henblik på et event/oplæg omkring sexlegetøj.
    • (MK) Der laves særskilt 10% rabat til studerende fra midt august til slut september, ligesom der er dragbingo d. 15. september.

Lambdafester

 

 

SBP har været i kontakt med Spectrum, AIDS Fondet og Nattens Dronning. Festen er en studiestartsfest med 90’er tema og alle tre interessenter vil gerne være med.

Fest i august: Dragshowet blev desværre aflyst af draggruppen selv, idet de kun var to optrædende og de syntes det var for lidt til at bære et helt show. Bestyrelsen giver udtryk at det er særdeles ærgeligt, at showet aflyses med få dages varsel og især fordi der havde været en del kommunikation med gruppen omkring markedsføring, teknik osv.

Der laves digital markedsføring til skærmene på KM.

Henrik (ny frivillig) hjælper med at markedsføre mod SDU.

LB foreslog at vi prøver at blive skrevet på Kulturmaskinens hjemmeside som fast arrangør, ligesom Club Golem, single rock osv. JL har skrevet en mail omkring dette?

 

Gesten Pride
Se Bilag I vedrørende invitation til deltagelse i Gesten Pride.

KDE kører derned og har plads til nogle stykker i bilen og tager gerne Lambdabanneret med. ENJ mener at det at deltage i Gesten Pride, tager karakter af personlig hetz mod hende der er årsagen til alt palaveret. Det blev dog modargumenteret af bestyrelsen og en afstemning resulterede i stemmeflertal for deltagelse ved Gesten Pride.

 

 

Frivillig-rabatkort (v. MK)
Oplæg til et frivillig-rabatkort som kan gives til de frivillige som belønning for deres arbejde.

MK foreslår at der laves en særlig rabat til frivillige, der kan f.eks. laves et særligt rabatkort for frivillige som giver f.eks. halv pris i baren fra 20 til 23 på alle åbningsdage. På den måde kan man trække frivillige ned i baren når de ikke har vagter og der vil være folk i baren når de første gæster ankommer. MK foreslår at opgaven lægges i den gruppe der dannes omkring frivilligkoordination, jvf. næste punkt (ny frivilligansvarlig).

 

Frivillige til opgaver
Hvilke forestående opgaver i foreningen mangler der frivillige til, og hvem skal man spørge?

Der mangler:

En paradevagt til copenhagen pride delegationen.

Nye frivillige:

Henrik J: Bartender og hjælp med markedsføring

Jesper NS: Bartender, vil også gerne hjælpe med byggeopgaver

Cecilie BF: arrangementer og politik (og bartender)

 

Ny frivilligansvarlig (v. JL)

Update på samtaler med potentiel ny frivilligansvarlig

Jess har møde med en potentiel ny frivilligansvarlig på søndag. JL udsender mail med udfaldet af mødet.

 

Frivilligarrangementer

Nyt punkt på dagsordenen. Hvad skal næste arrangement være, som kun er for frivillige.

Der blev foreslået skovstratego, LB og BF arbejder videre med dette. KDE foreslog at deltage i kagens dag. (Brunsvigerkonkurrence 16. september – samt brunsvigerens dag 1. oktober)

 

Eventuelt

MK gav udtryk for at det er spild af folks tid når der, som i fredags, blev spurgt om det var muligt med lynets hast at få indkøbt og opsat en storskærm i baren idet der skulle have været et arrangement med visning af kvindefodboldfinale søndag. MK brugte en del tid på dette i løbet af fredagen og prioriterede sagen over sine private planer for at få det færdigt inden han rejste på ferie. Derfor er skuffelsen stor, når det konstateres at arrangementet ikke bliver til noget fordi der ikke bliver fundet frivillige i tide, endsige gjort en indsats for at følge arrangementet helt til dørs.

 

ENJ kom med følgende forslag til hvordan bestyrelsen en anden gang sikrer sig ikke at miste overblikket over økonomien.

-DL holder øje med den omsætningsmæssige udvikling, sammenlignet med tidligere år og orienterer løbende bestyrelsen når/hvis ting kører skævt samt kommer med månedlige opdateringer på driften.

-Der bør foreligge kvartalsregnskaber fra kassereren.

Kalender

<<nov 2017>>
mtiotofls
30 31 1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30 1 2 3