Referat af bestyrelsesmøder 2017


Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 13-03-2018 kl. 18.30-21.30

Til stede: ENJ, MVL, KDE, MK, SBP, JL, TRB, MI, CBF Afbud: Udeblevet:

 

  • Valg af ordstyrer og referent
    • Ordstyrer: ENJ
    • Referent: KDE

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat.

  • Personsager v/ KDE
    Tages ikke til referat

  • Meddelelser til referat
    ENJ: Har lavet aftale med Bente Hansen (Nørregade Vin) om vinsmagning den 14. april 2018. Det er vigtigt at få kommunikeret ordentligt ud hvornår baren åbner.

    CBF: Har lavet en aftale om øget samarbejde med Bente Hansen om “feminin aften”. Dette arbejdes der videre med.

    MK: Har afholdt møde sammen med KDE og “Tenna” fra Kai Thor (KT):
    Aftalt er:
    Salgsvarer som bringes ind i huset skal i fremtiden afregnes pr stk i stedet for kassevis.
    Cocio køber vi gennem KT, juice tager vi selv med.
    Afrapporterings-ark skal laves fra Lambdas side for at simplificere arbejdsgangen.
    Vi får et stålskab på KM så vi kan have anbrudte flasker til at stå.

    Lambda har indgået en aftale med Nattens Dronning (ND) om at lave afterparty for dem efter deres show i september. ND har booket KM til den 29. september, men KT har forpagtningsaftalen og kan i sidste ende spænde ben for Lambda’s og ND’s planer for at Nattens Dronnings 25-års jubilæums afterparty bliver afholdt af Lambda.

    SBP: Henvendelse fra Karen Ellemann, Ligestillingsminister, vedrørende SATS-puljemidlerne om møde den 22. marts 2018. Mødet omhandler de 25 millioner kroner over fire år øremærket 12 specifikke LGBTI-områder.
    Der efterspørges midler til transportsomkosninger. Dette bevilges af bestyrelsen.

    Der er “nogle” der gerne vil lave en regnbuefestival på Ærø. SBP tager kontakt.

    Der har været første møde med tværpolitisk samarbejde med henblik på at få lavet  “LGBT Politikudvikling i Region Syddanmark”, hvor SBP var delegeret for Lambda. Se mere på linket her http://kortlink.dk/oaonline/tbgr

  • Regnskab og økonomi
    • Økonomisk Update (v. ENJ)
      Foreningen står pt i limbo, men der udarbejdes bestyrelsespåtegning til pengeinstituttet under mødet.

      MK forespørger bestyrelsens beslutning om at få lige adgang til foreningens konti. Dette godkendes

  • Konstituering
    Konstitueringen af bestyrelsen skal færdiggøres. Se bilag I med referat af konstitueringen fra sidste møde.
    Nye poster er ført ind på Bilag I

  • Forretningsorden
    Se vedhæftede med forretningsorden fra bestyrelses-året 2017/18
    Mail sendes til ENJ om “go” eller “no go”.

  • Bestyrelsens opstart (v. ENJ)
    Drøftelse af opstarten for bestyrelsen
    Det besluttes at lave en arbejdsdag for bestyrelsen hos MK, d. 28/4 – 2018 til frokost.
    MK og MVL tager têten.

  • Hyttetur (v. ENJ)
    Drøftelse af format for hyttetur 2018 herunder hvem som tager teten på at arrangere denne.
    MK tager teten i det praktiske sammen med MI, KDE tager planlægning af hytteturen i Pinsen.

  • Lambda Bar
    Generel orientering fra DL

    Der henstilles til DL at prisjusteringen fra sidste bestyrelsesperiode overvejes til næste bestyrelsesmøde, evt. effektueres.

    • Vagtbookning (v. JL)
      Der skal findes en løsning mht. vagtbookning, enten ved at finde en ny som står for dette, eller en anden metode.
      Alle lægger hovederne i blød til at komme med

 

  • Lambda fester
    Generel drøftelse af festerne og orientering fra Festudvalget.
    To næste fester: 6. april påskefest og 12. maj Eurovision Party. Juni-festen er aflyst. Augustfesten skal gerne være på Slagteriet.

  • Danish Rainbow Award (v. KDE)
    Lambda er nomineret i kategorien “Årets fest” til Danish Rainbow Award. Skal Lambda stille med en deltager?
    Bestyrelsen stiller med formandskabet.

 

  • Lambda Bibliotek (v. KDE)
    Beck Stromer har tilbudt at hjælpe med markedsføring af Lambda Bibliotek når den endelige plan for anvendelse af dette kommer på plads.

 

Udskydes til næste møde

  • Frivillige til opgaver
    Hvilke forestående opgaver i foreningen mangler der frivillige til, og hvem skal man spørge?

  • Frivillig Arrangementer
    Hvad skal det næste arrangement kun for frivillige være.
    MVL tager teten på denne til næste møde.

  • Eventuelt
    “Change” er hypede på at lave endnu et trans-arrangement i Rosengårdscentret.

    KDE har fået frivilligbaren ved TinderBox
    Han skaffer selv de 21 frivillige der skal bruges.

    Lambda fylder 25 i år: Hvad skal der ske ?

—————————————

 

Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 10-04-2018 kl. 18.30-21.30

Til stede: KDE, MI, JL, MDL, TRB, CBF, ENJ, MK      Afbud: SBP      Udeblevet:

 

  • Valg af ordstyrer og referent
    • Ordstyrer: JL
    • Referent: CBF

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat.

  • Meddelelser til referat

ENJ: Martin + Steven skal holde foredrag for unge kursister lørdag d.14/4. Han forsøger at forhandle en fair pris.

ENJ: Martin har bestilt 3 nye nøgler. Der laves nyt regelsæt. Fremover er det kun Martin som udleverer nøgler.

  • Regnskab og økonomi
    • Kvartalsregnskab Q1 (v. ENJ)
      Regnskab for første kvartal forventes fremsendt seperat pr. mail senest d. 8.4.2018. ENJ gennemgår overordnet regnskabet på mødet. Spørgsmål til regnskabet må gerne fremsendes pr. mail forinden mødet.

ENJ meddeler at første kvartalsregnskab stemmer

Kontingenter forventes hentes i slutningen af året

Infogruppen har nået budget
Der er tvivl om tinderbox forventede indtægt grundet to barer
At festerne nu også afholdes på Slagteriet ændrer i budgettet (ikke revideret endnu)
Varesalg i baren: baren er omtrent 14.000 bagud for budget


Det drøftes om festerne skal bogføres mere udspecificeret

 

Martin opfordrer til at bogføre vores egen lokaleleje ved arrangementer hvor vores egne lokaler stilles til rådighed.

    • Forskellige orienteringer fra kasseren (v. ENJ)
      Kort orientering fra kasseren på forskellige emner, herunder §18-midler, opdatering af økonomiske retningslinjer og møde med revisorerne.

ENJ: Lambda skylder kommunen omtrent 27.000 fordi de ikke har været brugt til normeret tid og derfor skal tilbagebetales.

Pengene hentes fra vores opsparing. SBP arbejder på, at kunne få lov at anvende pengene i år også således at de ikke går til spilde.

 

KDE: ytrer bekymring om at Lambda hvis vi fortsætter i nuværende stil står til at lukke ultimo 2019

TRB: opfordrer til øget tilskud fra fonde

 

CBF: female festival får tilskud, kan vi gøre det samme?

KDE: Kan vi sælge vores navn

 

CBF: Kan vi sælge barens navn?

 

Martin: opfordrer til at man indhenter tilbud til sine ideer og præsenterer for bestyrelsen.

Vi skal lade være med at lave ting, der ikke giver penge.

 

  • Lambda Bar
    Generel orientering fra DL

Jess: Konstituering er udskudt
Marts har givet et mindre overskud over budget
Er det blevet besluttet at der ikke skiftes fra Redbull til CULT: bestyrelsen mindes at det er blevet besluttet at vi ikke skifter. Der henvises til at RU sandsynligvis ikke vil acceptere et skift.

CBF: stiller spørgsmålstegn ved om der mest brandingværdi i redbull og henviser til CULTs seksuelle markedsføring bl.a. cultpiger.

ENJ oplyser at redbull ikke udover gratis leverance købes gennem redbull. Det resterende indkøb sker gennem Dagrofa.

 

CBF: skal vi gå videre med ønsket om et rygerum?
ENJ+Morten mener ikke vi bør kigge på rygerum. Det er dyrt og kræver plads.
Martin: har hørt tilsagn fra gæster om ønsket om rygerum

Morten: mener vi bør kigge på at lade T-gruppen ud gennem døren i køkkenet

Kim + CBF: mener ikke det kan forsvares at lade T-gruppen gå gennem køkkenet
Martin: rygecabinen kan evt. bygges om et rum oppe hvor sofagruppen står nu. Rørene kan føres op til taget, så det ikke giver gener i baggården.
CBF: indhenter tilbud om ventilation ift. rygerum
Maria: ytrer bekymring om rengøring af rygerum. Kan vi bede vores frivillige om den ekstra rengøring?

Kontraktudkast fra Royal Unibrew.
ENJ + LH har haft forhandlinger med RU vedrørende ny kontrakt. Se Bilag I for udkast. Det skal nævnes at der er også er en literrabat på sodavand på 2 kr. som vil fremgå af den endelige aftale. ENJ gennemgår på mødet ændringerne ifht. nuværende kontrakt, samt baggrunden for ændringerne.

Martin anbefaler at vi godkender den nye kontrakt

RU vil gerne have Lamda som officiel venue for release af den nye cider i uge 17. RU vil give 4000 til oppyntning i den baren. Maria spørger hvor hvidt penge kan bruges.

 

Der er enstemmig opbakning til at kontrakten godkendes.

    • Vagtbookning (v. JL)
      Der skal findes en løsning mht. vagtbookning, enten ved at finde en ny som står for dette, eller en anden metode.

Der er forslag i retning af at de frivillige fremover selv skal have adgang til at booke sig på vagter.
JL påpeger at denne løsning tidligere har været problematisk.
Kan man køre noget teambuddies? Evt hvor en frivillig har ansvar for en lille gruppe af andre frivillige.
Martin opfordrer til at det tages som et fokuspunkt på den kommende bestyrrelsesdag
KDE: kan vi opbygge et intranet hvor de frivillige har mulighed for at være “verdens bedste frivillige”?

Det vedtages at denne problematik tages op på bestyrelsesdagen

 

  • Lambda fester
    Generel drøftelse af festerne og orientering fra Festudvalget.

Til Eurovisionfesten d.12/04 er der til nuværende tidspunkt solgt 1 bord. Martin henstiller til øget markedsføring

KDE + Morten oplyser at vi ikke længere må hænge plakater på kulturmaskinens vægge+ vinduer.

De 40 kvinder fra pubcrawl:

MI: observerede glade festlige kvinder. De fik entreen og betalte garderoben.
De drak sjusser frem for øl. De blev der hele natten.

KDE: kan ikke se meningen i at vi bibeholder festerne på Kulturmaskinen. Giver det mere overskud at holde festerne på Slagteriet?
KDE: ytrer bekymring for at opnå overskud på Kulturmaskinen når dette først opnås efter +180 gæster
Martin: vi har brug for at analysere yderligere hvornår vi har indtjening på Kulturmaskinen. Desuden tjener vi mange penge på Kulturmaskinen ved mere end 200 gæster.

CBF: bør det ikke være en målsætning for festudvalget at opnå mere end 180 gæster til festerne?
MVL: vi kan først se status på Slagteriet efter flere fester
Kan vi række ud til damerne og lave en fast aftale med dem?
KDE: mener festerne bør aflyses på kulturmaskinen

MI: Opfordrer til at vi rykker de fester som statistisk set giver underskud til Slagteriet og går all in på Kulturmaskinen.

Der foreslås at vi kigger på festerne til bestyrelsesdagen

 

  • Frivillige (v. MVL)
    Generel drøftelse af frivilligsituationen, og hvad der gøres fremadrettet.

MVL har fokuseret på at introducere sig selv som tillidsperson over for de frivillige særligt i baren.
MVL kigger aktivt på hvordan vi lægger træning og modtagelse af frivillige om.
Det er blevet besluttet at vi som udgangspunkt at lægge workshops ind ca. hver anden måned.
Der er arrangeret: konflikthåndteringskursus
Der arbejdes på: førstehjælpskursus
MVL+JH arbejder på et øget niveau af frivilligarrangementer cirka hver anden måned bl.a. filmaften.
MVL ønsker overblik over hvor meget frivilligforplejning der går til hver vagt.

MVL ønsker tilbagemelding på hyttetursprojekt.

MVL tanker om rekruttering er ikke igangsat. De nye frivillige sendes videre til MVL.
MVL skriver frivilligjobopslag på frivilligportaler

 

 

  • Lambda Bibliotek (v. KDE + MVL)
    Beck Stromer har tilbudt at hjælpe med markedsføring af Lambda Bibliotek når den endelige plan for anvendelse af dette kommer på plads. Herudover har MVL haft kontakt til hovedbiblioteket – se Bilag II for nærmere.
    KDE bibliotek er ikke kommet videre.
    MVL har kontaktet Odense Centralbibliotek. De vil gerne lave en udstilling og vil desuden de gerne hjælpe med at facilitere lokaler og markedsføring af folkeoplysning.
    MVL vil gerne tage den videre men ikke alene.
    MVL vil tage et møde med Odense Centralbibliotek og præsentere en samarbejdsplan til næstkommende møde. Arrangementer er særligt interessant efter d. 12/08 og før den 07/09.

 

  • Eventuelt
    MI: Panduro er åbent over for sponsoraftale

 

 

——————————————————————————-

Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 08-05-2018 kl. 18.30-21.30

Til stede: MI, JL, TRB, CBF, SBP, MDL, ENJ     Afbud: KDE, MK      Udeblevet:

 

  • Valg af ordstyrer og referent
    • Ordstyrer: SBP
    • Referent: CBF

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat.

  • Meddelelser til referat
    • ENJ har kvitteret på kontrakten med RU
    • Til Axgil er der skabt kontakt med det øvrige LGBT-netværk

  • Regnskab og økonomi
  • Økonomisk Update (v. ENJ)
    • Baren har haft nogle gode uger, og har hentet noget af det tabte
    • Der skal øget fokus på differencer, den nuværende status er ikke god nok. Festerne er et særligt problem, der er bekymring for om fejlene sker ved for mange skift og fordi der glemmes at slå ind på kasseapparatet.
      Der er en klar forventning fra bestyrelsen om at særligt festerne nedbringer disse høje differencer. ALT salg skal slås ind på kasseapparatet.  

 

 

  • Depositum
  • Betaling af depositum via mobilepay strider mod brugerbetingelserne

 

          • Med 6/2 besluttes det at det er ok at betale depositum tilbage i kontanter.

 

  • Det er blevet besluttet med 5/3 stemmer at der skal være depositum til frivilligearrangementer.
  • Med 7/1 stemmer besluttes det at alle skal betale depositum inkl. bestyrelse og DL.

 

 

    • Kasserens økonomiske retningslinjer (v. ENJ)
      Udkast til økonomiske retningslinjer fra kasseren til orientering og godkendelse. Se Bilag I

      • Det godkendes

 

    • Revideret budget (v. ENJ)
      På baggrund af ændringen af festerne er budgettet blevet revideret, herunder er indlagt øget indtægt fra Tinderbox og Gå ud-gruppen, samt en udgift til opgradering af computeren. Festerne – indtægt og udgifter – er konservativt sat, da det er svært at danne et ordentligt skøn over hvad ændringen vil betyde. Se Bilag II.

      • Det godkendes

    • Mobile Pay (v. ENJ)
      ENJ har kigget på en ny (og mere fleksibel) Mobile Pay løsning, og vil  orientere om fordele og ulemper.

      • Det vedtages enstemmigt at optage den nye mobilepayløsning

 

  • Lambda Bar
    Generel orientering fra DL

    • Rådgivningen forespørges om de vil sætte vasketøj over om mandagen og hænge det op i loungen.
      TRB tager det videre til rådgivningen
    • Baren kører lige med med indtægt over normeringen
    • Der er indkøbt nye møbler og pynt i forbindelse med Tempt release (betalt af RU)
    • Pynten bliver hængende som sommerdekoration

    • Konstituering af DL
      Der vil blive orienteret om konstitutionen af DL

      • Lars fortsætter i DL, men ikke til festerne
      • Lars står for indkøb og administration
      • Jakob står for tilbud og events
      • Cecilie står for markedsføring
      • Jess står for HR og økonomi
      • Jess og Cecilie deles om ledelse af frivilligemøderne

 

 

  • Lambda fester
    Generel drøftelse af festerne og orientering fra Festudvalget.

 

    • PR til festerne er blevet god – særligt flyvesedlerne

 

  • Frivillige (v. MVL)
    Generel drøftelse af frivilligsituationen, og hvad der gøres fremadrettet.

    • Der er ikke sket noget siden sidste møde. Der er intet nyt fra vestfronten
    • Vi går dog i den rigtige retning
    • Fremover laves der filmaftener for de frivillige
      • Det godkendes at foreningen betaler popcorn og drikkevarer sælges til nærmest indkøbspris

 

 

  • Eventuelt

 

    • Samarbejdet med Odense Centralbibliotek er super konstruktivt
      • Bib er med på et arrangement hos dem med Abdel (evt Andreas med)
      • Bib er positivt stemt over for lån en homo
      • Byvandring med HC er også aktuelt
      • Musik- og skønlitteratur-arrangementer med homotema er selvkørende hos Bib
      • Bib har booket lokaler og montre til Lambda i uge 35+36
      • Bib meddeler at de får mange gæster som resultat af deres fysiske katalog, som udgives i slutningen af maj (MDL+TRB+SRP beslutter ansvar internt)
    • Dansk Kvindesamfund Odense vil gerne have tættere samarbejde med Lambda
    • Mødelokalet ligner et teenageværelse (ENJ påtager sig at opdatere plakaternes rolle i lokalet)
    • Billetsalget til Århus Pride er sat til salg. ENJ opfordrer til at sprede budskabet
  • Kommunikation med øvrige grupper (med udgangspunkt i dialogen med Moden Lambda)
    • Vil tvivlsspørgsmål om hvem, som står for kommunikationen fra bestyrelsen, er det ønskeligt, at der altid spørges tilbage til bestyrelsen inden kommunikationen finder sted
  • MDV og SRB tilbyder at fungere som kontaktpersoner for Moden Lambda – det vedtages

 

——————————————

Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 12-06-2018 kl. 18.30-21.30

Til stede: ENJ, MDL, TRB, SBP, CBF, JL         Afbud: MK, KDE, MI        Udeblevet:

 

  • Valg af ordstyrer og referent
    • Ordstyrer: CBF
    • Referent: CBF

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat.

  • Meddelelser til referat
    • Aarhus Pride (v. ENJ)
      • 25 solgte billetter. Folk virkede glade og tilfredse
      • Der ønskes mere synlighed næste år
      • Lambda fik en fin kontakt med “Alle bøsser der søger i Danmark”
    • Aalborg Pride d. 30/6  (v. SBP)
      • Vi er blevet inviteret til at deltage
      • Det falder sammen med Tinderbox. Lambda deltager ikke med en officiel tur, men reklamerer gerne.

Regnskab og økonomi

  • Økonomisk Update (v. ENJ)
      • Det kører stille og roligt
      • Baren kom ud af Maj med et beskedent underskud
      • Differencerne til festen i Maj og Juni er pænere end normalt
      • Diff i ekko var +1,5kr v. Maj festen (kæmpe tommel op)
      • Kunne man lave et system, så vi ved hvem der står i bar til festerne? Evt. helt analogt. Skriv det tidspunkt du træder ind i baren og skriv igen, når du går ud.
      • Generelt ser det ud til at det går fremad med nedbringelsen af diff. til festerne, men det bør fortsat være et fokusområde.

 

    • Vi har fået kontrakt med Tinderbox

 

    • Møde med revisorerne (v. ENJ)
      ENJ har i maj haft møde med revisorerne. Kort opdatering af dette møde.

 

  • Revisorerne ønsker lidt mere uddybende referater frem for beslutningsreferater.
  • Revisorerne foreslår at vareforbrug i baren bliver delt op (fx på leverandør eller varegruppe)
  • JL (+CBF) ser det mest konstruktivt at dele op efter leverandør for at kunne forhandle med disse
  • ENJ påpeger at leverandøren også kan udelades ved at dele op efter varegruppe
  • DL og ENJ bør tage denne diskussion videre
  • Der er alt for mange fejl i kassen i baren bl.a. tællefejl
  • Jakob havde alle frivilligt oppe individuelt v. sidste frivilligmøde  – Der blev orienteret om, at der er taget tiltag, men at vi fortsat skal være obs på det både til fester og i egen bar :)
  • SBP tidligere har kassereren ringet op fx mandag
  • der skal fokus på opfølgning
  • DL og ENJ tager denne videre

 

 

 

  • Paragraf 18 penge (v. SBP)
  • Vi arbejder på et samarbejde med en sexolog om at lave et oplæg hvor pengene møntes på T-gruppen

 

 

 

  • Udgifter til frivillig-drikkevarer
  • MVL spørger til udgifternes størrelse
  • Drinksudvikling bør ikke bogføres -ENJ

    • Den nye mobilepay løsning er anskaffet og ved at blive rullet ud
      • ENJ klarer det skidegodt

 

    • Lambda Bar
      Generel orientering fra DL

 

  • Der er ikke det vilde at berette
  • Der er et svindende lille underskud i Maj
  • Vi stiler efter en indtægt på min. 6000 om ugen
  • Bookingsituationen er stadig ikke optimal
  • det har ikke elimineret det opsøgende ansvar hos DL
  • De frivillige er rigtig glade for den løsning
  • Arket skal pushes mere
  • Baren får flere frivillige
  • SBP udefra ser det mere positivt ud
  • Kvinder forespørger fodboldvisning (evt. kvindefodbold)
  • Maj Riise har fået en rengøringsbande op at stå anden torsdag hver måned 
  • Rådgivningen vil så vidt muligt prøve at vaske. De gør det i det omfang, det er muligt
  • Pure shots sælger super godt, særligt lakrids
  • DL køber flere flasker ind
  • DL er i gang med at gennemgå barens sortiment for at ophøre med at have ikke-sælgende vare
  • Skulle vi evt. indkøbe et par flasker af den veganske bailey?
  • Instagram har fremgang

 

  • Prisnedsættelse i baren? (intet besluttes i dag)
  • I sidste bestyrelsesår var der opbakning fra bestyrelsen til en prisnedsættelse. Er der stadig det?
  • SBP er stadig for en nedsættelse. Lidt ned for priserne. Skær ned til 2 cl i drinksene.
  • ENJ prisjustering frem for nedsættelse hvis det avler flere gæster
  • CBF er for en differentiering af shots og shakede shots, samt sjusser og cocktails
  • MDL community, stem med fødderne, eksperimenter med nedsættelser
  • Derudover betyder prisjusteringer også nye menukort. Dette bør tages med i overvejelserne.
  • SBP der kan evt. findes sponsor til menukort

 

 

 

  • Lambda fester
    Generel drøftelse af festerne og orientering fra Festudvalget.
  • Det er hørt fra flere kvinder at oplever uønsket seksuel opmærksomhed fra mænd særligt på dansegulvet
  • der ønsket fokus på problemet
  • Skal der evt skrives i opslag i festgruppen for at gøre de frivillige ansvarlige opmærksomme på problemet. Det vendes igen d. 26.
  • Summer nights festen opleves mindre eksponeret end de foregående fester
  • Hvor mange der er i stand til at afvikle fester?  

  • Frivillige (v. MVL)
    Generel drøftelse af frivilligsituationen, og hvad der gøres fremadrettet.

    • Det foreslås at vi holder frivilligsamtaler intern i bestyrelsen for at få overblik over bestyrelsesperioden.
      • MVL kan holde samtalerne
      • Det vil være spredt ud over flere uger
      • Det vedtages enstemmigt

 

  • Det virker til at der er en stille tilstrømning af frivillige
  • Alexander vil fremover være mindre tilgængelig
  • MVL har afholdt små frivilligsamtaler med de barfrivillige
  • de udtrykker tilfredshed
  • MVL vil udbrede kendskabet til hvordan det er at være frivillig i lambda

 

 

 

  • ENJ vil begynde at lægge vægt på de frivillige (nævnt i forbindelse med nyhedsbrevet)
  • evt personlige historier
  • CBF har samme tanker i forbindelse med markedsføring

 

 

 

  • CBF giver det mening at køre med en “månedens frivillig”?
  • SBP evt. kan det holdes internt i baren/DL
  • TRB man kunne evt. fremlyse en ellers “usynlig frivillig”
  • MVL støtter månedens spotlight / frivilligstafet

 

 

    • LGBT Handleplan (v. SBP)
      • Der tales om at få øremærket penge til LGBT fast på finansloven med stor sandsynlighed vil det gå igennem LGBT Danmark
      • Der er forespurgt en støtteerklæring fra Lambda til at grundfinansieringen skal gå gennem Lambda
      • Lambda ville slippe for en masse bureaukrati, afrapportering (Sikrer også, at vi kan påberåbe, hvis midlerne ikke bliver fordelt til Lambda)
      • MVL opfordrer til at støtteerklæringen betinges af støtte til “allerede eksisterende tiltag i provinsen”
      • JL frygter dette kun vil sikre LGBT Danmarks overlevelse. Kunne alle foreninger få en del af puljen? For at sætte fokus på et trivene samarbejde på tværs af LGBT miljøet
      • MVL Lambda sidder i en gunstig forhandlingsposition. LGBT Danmark er interesserede i vores støtte
      • Lambda skal sikres del i midlerne år i fremtiden

 

  • Tidsfristen fordrer at vi er nødsaget at træffe en beslutning. Det vedtages enstemmigt at de tilstedeværende at SRB arbejdet videre med en støtteerklæring til LGBT Danmark med alle forbehold taget for at Lambda for maksimalt indflydelse og økonomiske midler ud samarbejdet.

 

 

    • Nyt fra Samarbejdsudvalget
      • Henvendelse fra LGBT Asylum (v. SBP)
        Der er kommet en henvendelse fra LGBT Asylum omkring et samarbejde. Se Bilag 1, og mail fra SBP af 05-06-2018.

        • Bestyrelsen ser ikke vi kan miste noget ved at støtte dette. Og dermed går SBP videre med det.
        • MVL med fokus på at LGBT asylum finansiere tolkebistand

      • Henvendelse fra AIDS-Fondet (v. SBP)
        Der er kommet en henvendelse fra AIDS-Fondet omkring et samarbejde. Se Bilag 2, og mail fra SBP af 05-06-2018.

        • Det vedtages at SBP går videre med det

    • CPH Pride (v. ENJ)
      Tema til Copenhagen Pride ønskes samordnet med temaet for fødselsdagen. Dette skal derfor endeligt fastlægges.

      • På hytteturen ønskede de frivillige temaet: sølvbryllup
      • JL foreslår vi kører sølvbryllup til jubilæet og sølvtema til priden
        • det bakkes op af bestyrelsen

    • Pamperfest (v. ENJ)
      Overordnet planlægning af pamperfest, herunder hvem som tager lead på afholdesen.

      • Rykkes til d. 26

    • Forretningsorden og konstituering (v. ENJ)
      Se tidligere udsendte udkast på mail af 21-05-2018 til forretningsorden og konstituering til drøftelse og godkendelse.

 

  • kommer pr. mail

 

 

 

  • Eventuelt

 

    • ENJ har ryddet op i kontoret
    • ENJ er roligt gået i gang med posten som medlemsansvarlig
      • går i gang med nyhedsbreve
        • husk at favne det brede LGBTQAI+ -miljøet
        • alle opfordres til at skrive til ENJ, hvis de har punkter til nyhedsbrevet
      • vil sende et skriv med til alle nye medlemmer
    • MVL har kontakt med en ny frivillig: Ozan. Han har en masse erfaring med menneskerettighedsarbejde mm. og er en ressource for Lambda
    • Filmaftenen er blevet en realitet. Første arrangement bliver d. 5. august
      • bestyrelsen opfordres til at møde op, for at gøre bestyrelsen uformelt tilgængelig for den øvrige forening
    • ENJ skulle man lave en fast kontordag hernede?

der er ikke umiddelbart stemning

 

————————————————–

Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 26-06-2018 kl. 18.30-21.30

Til stede: MK, MI, ENJ, TRB, JL, KDE        Afbud: CBF, MVL, SBP        Udeblevet:

 

  • Valg af ordstyrer og referent
    • Ordstyrer: MI
    • Referent: KDE

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat.

  • Meddelelser til referat

    MK er blevet kontaktet af VM i multisport (Triatlon, osv), der mangler frivillige.
    06/07, 08/7, 10/7 (Svendborg) og 14/07.
    Til det får vi 75,-/time/pr frivillige til foreningen.
    Der skal laves et opslag i vores Facebookgruppe.

    Pladsbilletterne til vognen til årets Copenhagen Pride er nu udsolgt :-)
    Der er fortsat salg af billetterne til “gaden” omkring vognen.

 

  • Regnskab og økonomi
  • Økonomisk Update (v. ENJ)

Det meste er på plads ifbm at afslutte halvårsregnskab.
Men ellers intet særligt nyt fra sidste bestyrelsesmøde.

Der er udfordringer med den ny MobilePay løsning til foreningen

 

    • Lambda Bar
      Generel orientering fra DL

      Der er omsat for knapt kr. 20.000,- pt, men DL arbejder på at holde en “fest” i TB-weekenden, så målsætningen kan opnås.

      MK udviser bekymring for, når DL ikke melder ud i god tid, når der mangles baransvarlige så baren må lukkes hvis baransvarlige ikke findes. Især når der kommer nye bar-frivillige der skal starte sin oplæring.

      MK har i dag talt med Henrik Johansen omkring at få lavet en rabataftale med Lambda og CelleBiologiskForening på SDU. Henrik Johansen har forespurgt dette i snart et halvt år nu. Der laves et regnbuesticker / Lambda-sticker der kan sættes på deres studiekort.
      Det foreslåes at de får rabat ifa af “køb 2 øl for 1 øls pris” (gælder kun for Lambdas almindelige øl).
      Dette vedtages.

 

  • DL Forretningsorden (v. JL)
    DL har udarbejdet forretningsorden til kommentering og godkendelse. Se vedhæftede.

 

Forretningsordenen godkendes efter enkelte smårettelser

.

 

  • Lambda fester
    Generel drøftelse af festerne og orientering fra Festudvalget.

    FU fandt festen okay, lidt spredt men god. Der var ikke så mange deltagere.
    Der opfordres til at arrangementerne deles med venner på facebook 14. dage inden – og i grupperne på facebook 3-4 dage inden arrangementet.
    Summer Nights:
    Indtægt: kr 4.380,- Udgift: kr. 1.625,-

    Lambda afholder Nattens Dronning Afterparty den 29/9

 

  • Hyttetur (v. ENJ)
    Evaluering og drøftelse af hyttetur generelt. Herudover drøftelse af tiltag på baggrund af drøftelserne på hytteturen (fester, frivilligkontingent og fødselsdag).

    ENJ: Der manglede kommunikation op til afviklingen af hytteturen. Både til de frivillige og til bestyrelsen.
    Dette bekræftes af udvalget omkring hytteturen.
    Der var flere der har meldt tilbage med at det var rart at der kom nogle konkrete tiltag med tilbage til bestyrelsen.
    Udgifterne til hytteturen blev på godt kr. 7.500,- hvoraf forplejningen blev trukket fra drikkepengene indtjent i baren.
    KDE: Foreslår at lave en Hyttetur 2 til efteråret evt. med egenbetaling.
    ENJ: Det er der ikke økonomi til.
    MI: Fungerede godt med kun en overnatning.

    Bestyrelsen arbejder videre med “stikordsregisteret” der blev skrevet op på tavlen med de frivilliges idéer.

    Det vedtages at bestyrelsen arbejder videre med idéerne på næstkommende bestyrelsesmøde og lave indsatsområder der hvor idéerne kan konkretiseres.

 

  • Frivillige (v. MVL)
    Generel drøftelse af frivilligsituationen, og hvad der gøres fremadrettet.

    Der er lavet det første filmarrangement for de frivillige søndag den 5. august.

  • Pamperfest (v. ENJ)
    Overordnet planlægning af pamperfest, herunder hvem som tager lead på afholdelsen.

    Det besluttes at pamperfesten skal afholdes lørdag den 6/10.

    MK står for forplejningen.

    ENJ melder det ud på nettet.

  • Lambda fødselsdag (v. ENJ)
    Vi skal til at have planlagt konkret omkring fejringen af fødselsdag. Hvordan skal dette håndteres?
    MK tager “dinner-delen” (med hjælp fra MI og CBF)
    KDE vender tilbage om det er muligt for ham at hjælpe.
    – tilføjet den 2/7: KDE kommer og afvikler fødselsdagsfesten på KM.

 

  • Eventuelt

 

————————————————————–

Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 14-08-2018 kl. 18.30-21.30

Til stede: TB, SBP, ENJ, JL, MI, MDL         Afbud: KDE, MK         Udeblevet: CBF

 

  • Valg af ordstyrer og referent
    • Ordstyrer: TB
    • Referent: MDL

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat.

  • Meddelelser til referat
    • SBP: paragraf 18 midler fra tidligere pulje – der er lavet projektbeskrivelser og kørt dialog med rep. fra kommunen, og på baggrund af dette er det godkendt at vi viderefører beløbet til brug i denne periode, frem for at tilbagebetale dem til kommunen. Dette involverer bl.a. at vi nurser t-gruppens behov lidt ekstra i kommende periode, opdatering af rådgivernes viden (13 stk.), sparring med sexolog, og overvejelser omkring ungdomsgruppe.
    • ENJ: der er ved at være styr på Pride. Vogn er udsolgt, der er pladser tilbage på gaden. Salget lukker dagen før paraden.
    • JL: Der er kommet henvendelse fra AIDS Fondet/Checkpoint ang. tests på Brogade fremfor på Slagteriet. Daglig Ledelse er i dialog med dem og er kommet med et udspil.

  • Regnskab og økonomi
  • Halvårsregnskab (v. ENJ)
    Gennemgang af regnskab for første halvår 2018 som tidligere udsendt på mail. Tilrettet halvårsregnskab, særligt med den nye kontering af fester, vil blive fremsendt pr. mail senere.
    ENJ: der ligger en udfordringer der hedder at medlemskontingentindkrævningen i marts er smidt i foreningsadministrator uden at filen er sendt videre til PBS. Næste ordinære opkrævning er i september. Så vi har en stor gruppe medlemmer der ikke er opkrævet for en hel periode; opkrævningen skulle have været startet inden den aktuelle bestyrelse tiltrådte så det er svært at spore/korrigere. TB foreslår at der appelleres til goodwill hos medlemmerne, ENJ er forsigtigt enig i dette, MI bakker op. SBP udtrykker at det muligvis er mere produktivt at fokusere på at uppe medlemstallet, særligt da det sender et forkert signal at appellere til medlemmerne. JL pointerer at foreningens politik er at en intern fejl ikke skal ligge medlemmerne til last. Dette bakkes bredt op rundt om bordet. Der fokuseres på rekrutteringstiltag for at forsøge at indhente lidt af indtægterne.

  • Økonomisk update (v. ENJ)

 

  • Lambda Bar
    Generel orientering fra DL

    • Baren er ved at indhente det budgetterede efter en lidt langsom start i første kvartal. Omsætningen er generelt støt stigende.
    • Out & About har skiftet ejer, og pt. modtager vi derfor af uvisse årsager ikke vores leverance – vi har ikke modtaget bladene i Juli og August. Der arbejdes på sagen.
    • Der er kommet nye varer i fast sortiment, bl.a. en alkoholfri øl der har vist sig populær i baren.
    • DL har startet geocaching med poletter – indtil videre har det givet god omtale, og cirka en tredjedel af poletterne er allerede kommet retur.
    • DL er begyndt at sælge nøgleringe.
    • Der er fremadrettet arrangeret forfest med Franck A inden festerne – vi holder fast i egne forfester i baren samtidigt, da det vurderes at det er to forskellige klienteller.

 

    • DER FORESLÅS EN SPONSORTAVLE – og mere fokus på sponsorer generelt.

 

    • Fællesspisning (v. JL)
      Maj Riise foreslår at vi laver noget fællesspisning, den første lørdag hver måned, fast. Der foreslås to priser: en medlemspris og en ikke-medlemspris. Dette ville kræve en værtinde og en bartender. Det vil have en maks kapacitet på 30. Forslaget er at der bestilles mad udefra, hvilket værten/værtinden står for. Maj foreslår at det starter 3/11. Maj barsler desuden også med fællesspisning 24/12. SBP foreslår en markant prisnedsættelse for medlemmer, og bakker op om forslaget. MI er enig. ENJ er enig, og minder om at det dog skal løbe rundt. Han mener dog at det er ærgerligt at bestille mad udefra (som andet end nødløsning), og opfordrer til at  vi laver maden internt. Der er enstemmig opbakning om selve initiativet, og Maj Riise inviteres til næste bestyrelsesmøde – ENJ sørger for at hun inviteres.

    • Priser i baren (v. JL)
      • JL lufter ideen om at en drink med kun to ingredienser sættes ned til 45 kr. Det er dog generelt Daglig Ledelses og bartendernes oplevelse at prisen opfattes som rimelig. JL har skrevet en masse ideer ned og  lægger en plan der kan implementeres start september, med fokus på mærkbare medlemstilbud. Der er enstemmigt stemt imod prisnedsættelse på barens samlede sortiment.

 

  • Lambda fester
    Generel drøftelse af festerne og orientering fra Festudvalget.
  • MI orienterer. Der var mange nye, og ikke mindst mange kvinder, til sidste fest. Til december skal der bruges en ekstra afvikler da KDE ikke kan deltage. MI har begrænset mulighed for at deltage som afvikler i efteråret, så KDE indkalder hjælp hvis nødvendigt.
  • ENJ bringer emnet øget medlemsværdi på banen. SBP foreslår nedsat entre for medlemmer, med en god sælger i entreen der kan pushe medlemskaber.
  • Der kan reklameres for at folk kan købe deres medlemskab til forfesten.
  • Der diskuteres specifikke medlemsfordele ifht. køb af for eksempel hele flasker, eller specifikke drinks, men det er en logistisk udfordring. Kan evt løses med farvekodede armbånd – der er thumbs up raden rundt.
  • Der skal slås op dagen efter events “tak for en fed fest – fik du husket at melde dig ind?”.
  • Der kan ikke gives rabatter på Slagteriet, men der kan uddeles poletter eller ølbilletter eller tilsvarende ved entreen der kan benyttes på baren efterfølgende.

 

  • Hyttetur (v. ENJ)
    Tiltag på baggrund af drøftelserne på hytteturen. Se Bilag I for noter fra hytteturen.

    • Der stilles foreslag om at etablere kontakt til lokale uddannelsesinstitutioner etc så der kan oprettes en mailingliste hvor de selv kan videredistribuere info. Der er generel opbakning. SoME/PR-gruppen bedes om en snarlig opdatering.
    • Der kan evt. etableres en dedikeret shotstation i enden af den lange bar på Kulturmaskinen.
    • Der kan overvejes på sigt at arrangere en (sommer)koncert med Kansas City.
    • Det er ved at lykkes at få et bredere publikum i både alder og køn, så det arbejdes der videre på.
    • Der arbejdes på/i to hold til festerne.
    • De indkomne foreslag deles ud til de relevante grupper med henblik på gennemgang inden næste møde, med opdatering i september.

  • Frivillige (v. MVL)
    Generel drøftelse af frivilligsituationen, og hvad der gøres fremadrettet.

    • JL orienterer. Der er søsat filmaften som var en god succes for en førstegangsoplevelse, og næste filmaften bliver i Oktober, og herefter hver anden måned. Foreningen gav slik og popcorn, og der var drikkevarer til tæt på indkøbspris. Der blev hygget.
    • Qua MDL’s sygemelding er der ikke arbejdet på yderligere tiltag sommeren over.

  • Lambda fødselsdag (v. ENJ)
    Generel drøftelse af planer og afvikling af fødselsdag. Er der noget som skal gøres i denne forbindelse?

    • ENJ har aftalt at vi får udleveret regnbueetiketter til Lambda som vi kan klistre på vores øl. THUMBS UP!
    • MI har kontaktet diverse powerhouses angående samarbejde/sponsorater. Opdatering følger.
    • Der brainstormes på livet løs!!!

 

    • Generator festival (v. ENJ)
      Der har åbnet sig en mulighed for at Lambda kan deltage til Generator festival. Der skal findes en som tager teten på at gå videre med dette.

 

  • ENJ arbejder videre med dem om en venlig aftale i år hvor vi ikke kan sætte jubilæum bagerst, med ønske om fuldt samarbejde næste år og fremefter.

 

 

 

  • Eventuelt

 

———————————————-

Bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 09-10-2018 kl. 18.30-21.30

Til stede: MK, JL, MI, MDL, TRB, ENJ        Afbud: KDE, SBP        Udeblevet:  CBF

 

  • Valg af ordstyrer og referent
    • Ordstyrer: MK
    • Referent: JL

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat.

  • Meddelelser til referat
    • Pamperfesten blev aflyst, i stedet blev der holdt et fællesspisnings arrangement. Det var en hyggelig og god aften, hvor de fleste blev til klokken 22. Det skal der gerne gøres mere af.
    • Der har været afholdt lokalfinale i Fantastiske Fælleskaber, hvor sejren gik til en organisation fra Bagenkop.

 

  • Regnskab og økonomi
  • Regnskab for 3. kvartal (v. ENJ)
    Gennemgang af regnskab til og med 3. kvartal 2018. Udsendes pr. mail inden mødet.

      • Der er fremsendt regnskab for Q1-3 til bestyrelsen, som viser at vi 2300 bagefter, men der mangler stadig at blive trukket udgifter.
      • Vi har været gode til at føre en mere konservativ økonomisk føring, der gør at vores økonomi tegner sig ganske fint og pænere end vi har budgetteret.
      • Desuden er en række af vores indtægter oversteget det budgetterede, blandt andet tinderbox, Aarhus Pride og Copenhagen Pride.
      • Der kigges nærmere på forslag til besparelser til når der skal lægges budget for 2019

  • Økonomisk update (v. ENJ)
      • Der skal tænkes i hvordan vi kan sikre os imod underskud i de kommende år.
        • Disse kan være at opsige lejemålet hvor vi har kontor, ændre i måden vi tilbyder frivillig drikkevarer, opsige vores overfaldsalarm.
      • Der henstilles til at DL får kigget på at være mere prisbevidste på indkøb.

  • Ny printer (v. MK)
      • Printeren er gået i stykker og kan ikke mere. Det vil koste 6-7000 at reparere den, men går den i stykker igen, kan det være sværere at skaffe reservedele og derfor ikke være muligt at reparere den igen.
      • MK har været i dialog med Guldfeldt om et eventuelt køb af en ny brugt printer og vi er blevet tilbudt en til 15.625, hvilket er ca. halv pris
      • Der tales om at den kan købes af 2-3 rater, så den ikke belaster på en gang, og der skal også forsøges at søge fonde til at dække udgiften, MK arbejder på at få den bedst mulige aftale.  
      • Der stemmes om købet: 4 stemmer for, kasseren imod, da der ikke er budgetteret med sådan et køb og en stemmer blankt
  • Lambda Bar
    Generel orientering fra DL

    • JD har lavet et skema til udregning af privat arrangementer.
    • Der indføres faste medlemstilbud i stedet for varierende weekend tilbud. Der vil dog stadig være specielle tilbud ved specielle lejligheder.
    • Tilbud til medlemmerne er 10 øl for 150, 2 simple drinks for 95, og 10 shots for 90.
    • Der er pres på ansvarlig fronten, så derfor kigger dl på at udnævne en eller to mere.
    • Der vil desuden opdateres i oplæringen.  

 

  • Lambda fester
    Generel drøftelse af festerne og orientering fra Festudvalget.
  • MDL vil gerne involveres mere i frivilligflokken
  • Der er planlagt fester for 2019, 4 fester på KM og 7 fester på Slagteriet
  • 5 fester på kulturmaskinen med Nattens Dronning afterparty
  • Vi skal være opmærksomme på at Slagterifesterne ikke dør hen, som de gjorde sidst vi havde et samarbejde med dem.
  • Datoerne er strategisk planlagt, med henblik på at sikre maksimal indtjening.
  • MDL påpeger at man bør ændre “virksomhedskulturen” omkring festerne og blive mindre berøringsangste i forhold til netop den del af vores indtjening.
  • Der er talt om hvordan bestyrelsen kan bistå festudvalget i arbejdet med festerne. Blandt andet er der talt om hvorvidt festerne skal tages op på bestyrelsesniveau, om bestyrelsen blot skal bistå med hjælp osv.
  • Det der mangler er en vækststrategi

 

  • Frivilligmedlemsskab (v. JL + MDL)
    • Der er nedsat en arbejdsgruppe, der er procura fra GF til at lave medlemskabet. Prisen er sat til 80,- pr. halvår.
    • Der foreslås at der laves en halvårlig konference mellem gruppelederne og frivilligansvarlig, hvor alle frivillige gennemgås og for at se om de kan indstilles til et frivilligmedlemskab. Det henstilles til MDL og JL at komme frem med en specifik model, for hvordan dette administreres.

 

    • Frivillige (v. MDL)
      Generel drøftelse af frivilligsituationen, og hvad der gøres fremadrettet.

      • Drikkekuponer (v. MDL)
        • Der henstilles til at de respektive repræsentanter fra grupperne til at tænke over hvordan man kunne lave noget tilsvarende til deres gruppe, og så rykkes punktet til næste møde hvor der skal træffes en beslutning.

    • Pamperfest (v. MDL)
      • Punktet rykkes til næste møde

 

  • Eventuelt

 

 

 

 

 

 

 

Kalender

<< jan 2019 >>
mtiotofls
31 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31 1 2 3