Referat af Lambdas bestyrelsesmøde 14. november 2017


Referat bestyrelsesmøde Lambda

Sted: Lambda, Mødelokalet, Brogade 3, 5000 Odense C

Tid: 14-11-2017 kl. 18.30-21.48

Til stede: SBP, KDE, ENJ, JL, JD, LB, SMS (Søren), MCP (Marthica), BF(Skype)   Afbud: MK, LH (Lars), MDL (Maria)

 

  • Valg af ordstyrer og referent
    • Ordstyrer: JL
    • Referent: KDE

  • Runden rundt
    Tages ikke til referat.

  • Godkendelse af referat fra sidste møde. (v. ENJ)
    Punkter fra BF skal flettes ind i referatet, dette gør BF og sender det derefter ud til godkendelse pr mail til alle i Bestyrelsen.

  • Godkendelse af referater fremadrettet (v. BF)
    Det foreslås, at referater fremover godkendes indenfor den første uge efter mødet. Dette sker ved at sekretæren rundsender det, og beder alle bestyrelsesmedlemmer læse og skrive tilbage om de kan godkende det. Herefter offentliggøres det på hjemmesiden.

    Hermed vedtaget.

  • Meddelelser til referat
    • Indmelding af punkter til dagsorden (v. ENJ)
      Opfordring til at melde ind med en “vigtighedsgrad”; sådan så punktet måske kan skydes til næste møde.
      Fx. “Grad 1” (som vigtigst) “Grad 3” (som kan skydes)
      ENJ foreslår at der findes en fast referent.

    • ChemSex – foredrag v/ AIDS Fondet. SBP foreslår at det skal være i januar.
    • SBP nævner, at hun efterfølgende paneldebatten er blevet kontaktet fra et byrådsmedlem fra SF vedr. et katalog om undervisningsplaner for Odense Kommunes folkeskoler, om at få LAMBDA med ind over. Dette kræver at gå-ud-gruppen fungerer optimalt, hvilket den pt ikke gør.
    • Opfordring til at folk med nøgler får låst dørene, eftersom der har været tyveri ved højlys dag af pantflasker. KDE laver et opslag i FB-gruppen Frivillige (alle frivillige)
  • Personsager
    SMS og MCP forlader bestyrelsesmødet under behandling af dette punkt.

  • Regnskab og økonomi

Økonomisk Update (v. BF)

Indtægter:
Festerne:
Vi kommer nok ikke til at omsætte for de målsatte kr. 40.000,- der pt mangler jf. revideret budget. til årets sidste fest.
Baren:
Der mangler ca kr. 18.000,- for at være i mål for hele året jf. revideret budget. Det meste af dette forventes at være indtjent i indeværende måned.

Kontingent:

Der er hentet en del ind på kontingenter i 2. halvår, som lige nu beløber sig til mere planlagt jf. revideret budget.

Udgifter:
Der er blevet brugt kr. 600,- mere end planlagt jf. revideret budget på diverse til baren.
Der er blevet brugt kr. 540,- mere end planlagt jf. revideret budget på rengørings kontoen.
Der er blevet brugt kr. 1.000 mere til dekorationer end planlagt jf. revideret budget.
Festerne:
Der er blevet bogført et underskud kr. 56.000,- mere end aftalt på bestyrelsesmødet i september, dette skyldes en bogføringsfejl, grundet udformning af fakturaer fra Kai Thors side. BF retter dette til.

Som det ser ud lige nu, ligner det et lille overskud når året er omme.

Godkendelse af udgifter (v. BF)
Det foreslås at Alle økonomiske beslutninger, som ikke hidrører den daglige drift(indkøb af varer til fast sortiment, osv) skal godkendes af kasserer eller MK resten af året.
Bestyrelsen beslutter, at det kun er kassereren der kan træffe denne beslutning.

Opstart på budget 2018 (v. ENJ)
Processen med at udarbejde budget for 2018 skal igangsættes. BF har udsendt udkast, som folk kan gøre sig tanker ud fra.
BF laver en “Doodle” omkring hvornår et budgetmøde kan afholdes.
Det er valgfrit at deltage i budgetmødet, men det er altid den samlede bestyrelses ansvar når dette fremlægges på generalforsamlingen.
SMS opfordrer til, at de der ikke ønsker at deltage på budgetmødet melder dette ud hurtigst muligt, så de der VIL arbejde med det også sætter sig på datoerne i doodlen.

 

 

  • Lambda Bar
    Generel drøftelse af situationen i baren, og styringen af, og hvad der skal ske, i den kommende periode.

    Genoprettelse af DL (v. BF)

    Det foreslås at DL genoprettes som tidligere, og det præciseres hvilke områder bestyrelsen gerne vil have del i, samt orienteres om. Herunder valg af medlemmer til DL.
    SMS spørger, om bestyrelsen har gjort en indsats for om de “menige medlemmer” fra DL og FU deltager på dette bestyrelsesmøde?
    SBP: – Dette er der blevet inviteret til, men på grund af det korte varsel har ingen andre kunne deltage.

    A) Skal Daglig Ledelse genoprettes?

    Dette vedtages.
    ENJ stemmer imod, da han er bekymret for om der er noget der er ændret fra da bestyrelsen overtog “ledelsen”.
    JD, BF og SBP pointerer, at bestyrelsen ikke har overtaget ret meget, andet end at lave arrangementer.
    SMS spørger ind til beslutningsgrundlaget om hvorfor bestyrelsen overtog ledelsen i sommer. Dette klarlægges der for.

    Fokuspunkter (for bestyrelsen i hht baren):
    Arrangementer / events for baren, så alle har et ansvar for at der “sker noget” i baren, så omsætningen kan opretholdes.
    Har vi de fornødne frivillige til besætning af bar vagterne?
    – Altså en orientering til hvert bestyrelsesmøde af ovenstående fokuspunkter.

    B) Valg af medlemmer til DL:

    JD og JL er enstemmigt genvalgt
    De to nyindsatte medlemmer orienterer om, at der er tre frivillige der har valgt at stoppe på grund af at arbejdspresset ikke står overens med det “sjove” i at være frivillig.
    KDE gør opmærksom på, at det er meget svært at køre en fest når der fra start mangles 6 frivillige til garderobe / entré / gulv / osv. Så han forstår godt, at de frivillige føler sig pressede.

    JD gør opmærksom på, at han ikke kan stå til “forfesten” den 1. december.
    LB tilbyder at stå i baren.

 

Planlægning af julen og nytår 2018
Julen og nytåret skal planlægges, herunder åbningstider i forbindelse med særligt juleaften og nytårsaften
Dette punkt overgår til DL

 

  • Lambda fester
    Generel drøftelse af festerne.

    Genoprettelse af festudvalg (v. BF)

    Det foreslås, at festudvalget genoprettes som tidligere, og det præciseres hvilke områder bestyrelsen gerne vil have del i, samt orienteres om. Herunder valg af medlemmer til festudvalget.

    Dette vedtages.

    ENJ stemmer imod stemmer imod, da han er bekymret for om der er noget der er ændret fra da bestyrelsen overtog “ledelsen”.
    SBP gør opmærksom på at FU skal have lov til at arbejde igen, så vi kan få et FU der tager têten og eventuelt indsupplerer sig selv med flere frivillige. Spørg og impelmentér de frivillige ved festerne: Hvordan gør vi festerne bedre?!? Hvordan får vi de frivillige til at hjælpe med at gøre festerne bedre og “sjove” at deltage i igen?!

    MCP, JL, KDE genvælges (BF har dårligt tid pt).

 

 

  • Ny medlemskoordinator (v. BF)
    Der skal findes en ny medlemskoordinator, til at styre nye medlemmer, samt lave medlemskort. BF har ikke overskud til at varetage denne post, hvorfor at der skal findes en anden.
    BF kan varetage posten frem til årsskiftet, men kan ikke varetage den fra 2018.
    SBP stiller forslag om “TH” (en af bestyrelsens betroet person) og får mandat til at spørge ham om posten er noget for ham?

  • Generalforsamling (v. ENJ)
    Der skal findes dato for afholdelse af generalforsamling, således at processen i denne forbindelse kan igangsættes.

Der vedtages lørdag den 24. februar 2018 kl 15:00

Det foreslås at der laves fællesspisning efter GF

 

  • Julefrokost (v. ENJ)
    Kort drøftelse af julefrokosten, og om der er styr på processen i denne forbindelse. Herudover, skal det afgøres om frivillige kan få billigere deltagelse hertil (grundet aflysning af pamperfest), samt hvad prisen i den forbindelse så skal være.

Det besluttes at prisen for frivillige bliver kr. 50,-


Prisen for medlemmer er kr. 100,-

Prisen for ikke-medlemmer er kr. 150,-

 

  • Gå ud-gruppen (v. ENJ)
    SA (Steven Aagaard) ønsker at trække sig som tovholder for gå ud-gruppen. SA oplyser at der er ikke er meget aktivitet i gruppen.
    Det skal diskuteres hvorvidt at gruppen skal fortsætte med at gå ud, eller kun lave skole interviews – og hvis den skal fortsætte, hvem der skal være tovholder.

Skole-henvendelser skal indtil næste møde videresendes til

kde@lambda.dk som vil tage sig af besvarelserne.
KDE skriver til MK at videresendelse skal oprettes til kde@lambda.dk

Punktet tages op som vigtigheds 1. grad på næstkommende bestyrelsesmøde

 

  • Reklame og markedsføring (v. ENJ)
    ENJ har haft møde med et par folk, som kunne være friske på at arbejde lidt med at få hængt materiale for foreningen op forskellige steder, eksempelvis uddannelsesinstitutioner og andre steder.

Bestyrelsen klapper i deres fedtede pølsefingre – tommel op, tommel op, tommel op!
Vi griber bolden og ENJ fortæller pgl, at de er super fantastiske.
Bestyrelsen arbejder hen imod at der udarbejdes en ny folder og nye plakater om Lambdas aktiviteter (januar 2018)

Resten af punkterne på ENJs liste til dette punkt udsættes til næste bestyrelsesmøde.

 

  • Frivillige til opgaver
    Hvilke forestående opgaver i foreningen mangler der frivillige til, og hvem skal man spørge? – ikke relevant på dette møde.

Der mangler frivillige til festen d. 1. december:
SBP laver et generelt opslag om at der generelt mangler fest frivillige.

FU tager selv fat.

Der skal findes frivillige til at pynte op til jul:

– Der foreslås at slå klippe-klistre-julepynt, sammen med at få pyntet op i baren
(der tages kontakt til deko-gruppens kontaktpersoner).

 

  • Bestyrelsesevaluering
    Evaluering af bestyrelsens arbejde i det forgangne år
    Punktet skubbes til næste bestyrelsesmøde

  • Lambda bibliotek (v. ENJ)
    Hvad er planerne med biblioteket? Skal det være til udlån, eller bare indblik, og mulighed for at se hvad vi har? Skal det vedligeholdes og udbygges, således at vi aktivt går ud og anskaffer nye bøger mv.?
    Der udarbejdes en liste over bøger der kan lånes med hjem (for medlemmerne), ikke medlemmer kan få tilgang til det via en “bibliotekar”.
    ENJ og KDE går sammen om at få lavet et regelsæt hertil.

  • Eventuelt
    Idé til festerne; Gratis entré inden kl. 00:00
    FU – laver et forslag og sender ud til bestyrelsen
    Kim nævner glas udendørs. Dette skal på som punkt til næste bestyrelsesmøde

Kalender

<<okt 2018>>
mtiotofls
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31 1 2 3 4